Como escrever um relatório curto para um negócio

Relatórios financeiros para os acionistas, planos de marketing e avaliações de qualidade são exemplos de relatórios escritos para empresas. Um relatório curto é igual a qualquer outro relatório, mas com menos páginas. Deve indicar os principais objetivos do relatório, resumir as informações básicas, rever as alternativas e recomendar um caminho a seguir. Trate o relatório como um plano de projeto para ele e, em seguida, escreva-o em um estilo claro e simples. Curto é bom, porque é mais provável que pessoas ocupadas ou desinteressadas, mas cruciais, o leiam.

Planejamento

Reúna-se com os superiores para esclarecer os requisitos, pois eles determinarão o formato e o conteúdo do relatório. Por exemplo, um relatório de avaliação do projeto não será estruturado da mesma forma que um plano de marketing ou um relatório financeiro.

Pesquise o material de apoio, incluindo os documentos que lhe foram fornecidos quando lhe foi atribuída a tarefa de escrita e o material recolhido independentemente da Internet, da biblioteca e de reuniões e conversas com partes interessadas (como gestores de unidades de negócio, fornecedores e clientes).

Prepare o modelo de relatório, incluindo um resumo executivo, uma introdução, seções para alternativas e soluções propostas, recomendações e uma conclusão.

Conteúdo

Escreva a introdução. Geralmente não mais do que um parágrafo, a introdução deve indicar o objetivo do relatório e identificar os principais problemas. Deve ser um guia para o resto do relatório, mas não deve resumi-lo. Por exemplo, a primeira linha poderia ser: "O objetivo deste relatório é examinar as soluções para os problemas contínuos de qualidade em nossa fábrica", seguido de uma sinopse das principais questões.

Montar o corpo do relatório. No exemplo da instalação de fabricação, as seções podem incluir detalhes técnicos, uma lista de soluções alternativas junto com uma análise de custo-benefício para cada uma e recomendações. Um plano de negócios teria um conjunto diferente de seções, como pesquisa de mercado, análise competitiva e projeções financeiras. Seja qual for o formato, as seções devem estar em ordem lógica para que o leitor não precise alternar entre eles para descobrir o conteúdo.

Conclua o relatório referindo-se aos objetivos do relatório. Para o exemplo da instalação de fabricação, a conclusão poderia ser um plano de implementação para a solução recomendada. Para um relatório financeiro, a conclusão pode ser a perspectiva do negócio.

Liste as referências citadas no texto, identificando a publicação da qual elas vieram, o título, o autor e a data. Liste outras fontes relevantes em uma bibliografia ou seção de recursos.

Escreva o resumo executivo. Em um ou dois parágrafos, resuma o relatório para que um executivo ocupado possa entender os pontos-chave e passar adiante os detalhes posteriormente. Para um relatório financeiro, o resumo executivo pode ser apenas uma tabela mostrando as principais tendências de vendas e lucro.

Prepare uma folha de rosto com o título do relatório, a data e os nomes e afiliações dos autores. Inclua um índice para relatórios com mais de 15 páginas.

Dirija a carta de transmissão para uma pessoa (um gerente ou um oficial contratante), não para um departamento. Identifique as principais recomendações do relatório, forneça suas informações de contato e liste os anexos.