Como planejar uma teleconferência. No mundo corporativo, as reuniões são uma parte vital da comunicação. Uma maneira de conduzir reuniões em que os participantes podem estar em diferentes escritórios, ou mesmo em diferentes partes do mundo, é agendando uma teleconferência. Embora as teleconferências possam ser uma maneira conveniente de se comunicar, existem algumas etapas que você deve seguir para planejar uma delas com êxito. Siga estas dicas para planejar uma conferência telefônica.
Decida a data e a hora da sua teleconferência. Certifique-se de levar em conta todos os participantes que residem em fusos horários diferentes ao planejar o horário.Você não quer planejar uma teleconferência por um tempo antes ou depois de seus colegas normalmente estarem no escritório.
Organize um número de teleconferência no centro de conferências da sua empresa ou entre em contato com um provedor on-line que facilita as teleconferências. Isso geralmente envolve a configuração, a conta e o pagamento de uma pequena taxa, mas é uma opção conveniente se a sua empresa não oferecer serviços de conferência.
Prepare uma solicitação de reunião detalhando a data, a hora e o tópico proposto. Isso deve ser enviado por e-mail aos participantes da teleconferência várias semanas antes, para que eles tenham tempo suficiente para acomodar sua teleconferência. Certifique-se de incluir instruções de discagem específicas e qualquer número PIN que os participantes precisarão para acessar a chamada.
Crie uma agenda para a teleconferência. Sua agenda deve cobrir o que você gostaria que a teleconferência atingisse, quais entregas seriam necessárias após a teleconferência e quais participantes seriam responsáveis pelas próximas etapas.
Envie a agenda e qualquer informação suplementar que os participantes precisarão rever vários dias antes da teleconferência. Você pode incluir planilhas ou relatórios que fornecem informações sobre o tópico que você pretende abordar.
Acompanhe pessoalmente qualquer participante que você não tenha recebido confirmação no dia anterior à teleconferência. Uma ligação telefônica é melhor nesse caso, pois o participante pode não ter recebido seu email com a solicitação de reunião.
