Ocasionalmente, há momentos em que a visualização de como algo é feito facilita a compreensão. Fluxogramas de processo identificam cada etapa em um processo de forma escrita, semelhante a um mapa. Fluxogramas de processo podem ser especialmente úteis quando as organizações desejam otimizar o fluxo de trabalho. O fluxograma permite que os tomadores de decisão identifiquem cada etapa do processo e também visualizem a interação das etapas. Fluxograma de processo é algo que pode ser realizado em qualquer organização.
Itens que você precisará
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Espaço para reuniões
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Papel
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Lápis
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Quadro branco com marcadores
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Notas "Post it type"
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Software de processamento de texto
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Software de fluxograma
Reúna os membros da equipe em um espaço de reunião silencioso. O espaço deve ser grande o suficiente para os membros da equipe se movimentarem, adequadamente isolado, para que a discussão não afete o restante do escritório e tenha um quadro branco para exibir o fluxo do processo, conforme é discutido. Cada membro da equipe também deve ter notas de papel / lápis e "post it type".
Informe a equipe sobre o processo a ser mapeado por fluxo. Peça à equipe que debata todos os passos do processo. Escreva os passos no quadro branco. Não se preocupe com as etapas que vêm primeiro ou por último - basta anotar todas as etapas do processo. Quando todas as etapas do processo estiverem listadas, considere com a equipe que cada etapa foi anotada. Escreva cada passo em uma nota individual "post-it type". Apague o quadro branco.
Decida qual etapa inicia o processo. Cole esse passo no tabuleiro no lado esquerdo. Decida qual etapa termina o processo. Cole esse passo no lado direito do tabuleiro. Determine o segundo passo no processo e coloque-o apenas à direita do primeiro passo. Continue esse processo com cada etapa até que todas as etapas do processo sejam colocadas em ordem seqüencial, da primeira etapa à esquerda até a última etapa à direita. Este processo geralmente leva alguns dar e receber entre os membros da equipe para chegar a um consenso.
Atribuir símbolos apropriados para cada etapa do processo. Um símbolo oval é usado no início e no final do processo. Escreva um oval sobre a nota "tipo post-it" na primeira e última etapa do processo. Cada ação subseqüente é identificada com o quadrado. Cada decisão é identificada com um diamante. Chegar ao consenso com cada membro da equipe sobre o tipo de símbolo em que nota. Quando terminar, desenhe linhas de cada nota para a próxima nota no processo.
Analise o fluxograma. A maioria dos processos pode ser mais eficiente quando o processo pode ser visualizado em um gráfico. Verifique se há etapas duplicadas ou paradas desnecessárias no fluxo de trabalho, como aprovações de gerente ou reescritas desnecessárias.
Use software de processamento de texto ou software de fluxograma para fazer uma cópia permanente do processo de fluxo de trabalho. Salve o fluxograma do processo como um ponto de partida para futuras melhorias no fluxo do processo.
