Uma carta de contingência inclui os planos e procedimentos que um departamento de negócios seguirá se algo acontecer que possa afetar as operações da empresa, positiva ou negativamente. A carta explicaria como responder a um incêndio ou perda de dados - ou a uma boa sorte inesperada, como uma grande encomenda. Embora um plano de contingência abrangente para toda a empresa possa abranger vários departamentos, uma carta de contingência enfoca os problemas que um departamento individual pode encontrar e esboça um plano para contornar esses problemas.
Processos e Tarefas
Cada supervisor de departamento deve preparar uma carta de contingência detalhando os processos de negócios e as tarefas que supervisiona. Essa carta deve incluir tudo o que o departamento faz, todas as pessoas com quem se comunica, quais produtos ele fornece e quando apresenta as entregas. Por exemplo, a carta de contingência para um departamento de contabilidade deve mostrar como o departamento de contabilidade se comunica com o departamento de vendas para registrar as contas a receber e seus métodos de comunicação com o departamento de compras para acompanhar as contas a pagar, bem como declarações fiscais.
Pontos de falha
A carta de contingência deve incluir os pontos de falha em cada processo. Estes são os eventos que podem interromper a conclusão de um processo ou tarefa. Os pontos de falha podem variar de desastres naturais a perda de dados catastrófica até simples mal-entendidos entre colegas de trabalho. Uma carta de contingência que descreve os pontos de falha de um departamento de contabilidade pode incluir a omissão de uma semana de faturas de vendas ou uma falha no disco rígido que elimina importantes demonstrações contábeis.
Probabilidade e Impacto
A próxima parte da carta de contingência detalha a probabilidade de que os pontos de falha possam ocorrer e o impacto que tais pontos de falha teriam nas operações. A carta pode mostrar como alguns pontos de falha têm alta probabilidade, mas representam ameaça mínima, enquanto outros pontos de falha podem ser altamente improváveis, mas geram conseqüências devastadoras. A carta de contingência para o sistema automatizado de manutenção de registros de um departamento contábil pode mostrar uma baixa probabilidade de não manter os registros da empresa atualizados, mas a carta também pode mostrar como uma falha nesse sistema pode ter um impacto sério nas operações do departamento.
Plano de Ação para Contingência
A carta de contingência conterá um plano de ação que descreve as etapas que o departamento executará se ocorrer um ponto de falha, para que o departamento possa contornar o ponto de falha enquanto realiza uma tarefa necessária. Embora as ações descritas na carta de contingência possam não ser os métodos mais eficientes ou convenientes para concluir a tarefa, elas realizam o trabalho. O plano de ação na carta de contingência do departamento de contabilidade pode incluir etapas para usar livros e calculadora de livro de contabilidade em caso de perda de dados de um disco rígido com falha.
