Quando as empresas têm o trabalho de terceirizar, muitas vezes emitem uma Solicitação de Proposta (RFP) para indivíduos, empresas e prestadores de serviços qualificados que são capazes de realizar o trabalho. A concessão ou não do trabalho dependerá, em grande parte, dos contatos que você tiver na empresa que emitiu a RFP, mas também dependerá de como você responde à solicitação. Enviar uma proposta em resposta a uma RFP é muito mais formal do que enviar uma resposta por e-mail para expressar seu interesse e deve ser feito de maneira profissional. Se você recebeu uma RFP em um projeto que seja do seu interesse, siga estas etapas para responder corretamente.
Leia a RFP e certifique-se de entender claramente o que a empresa deseja. Ligue para o contato da empresa no telefone se não tiver certeza de algum ponto e precisar de esclarecimentos. Entrevistar essa pessoa brevemente é muito mais profissional do que enviar uma resposta que interprete mal a solicitação. Ele também tem a vantagem de fornecer uma introdução pessoal a você, o que ajudará na hora de a empresa revisar sua proposta.
Elabore um esboço para sua resposta. A RFP recebida provavelmente seguiu um formato específico para relacionar o que a empresa deseja. Use isso como um guia para criar um esboço. Comece fazendo uma lista com marcadores de todos os cabeçalhos da seção. Para cada um deles, faça uma lista de perguntas para responder e questões a serem abordadas. Ter um esboço dessa natureza para orientá-lo no processo de elaboração de sua proposta facilitará a resposta à RFP de maneira clara e concisa.
Reúna uma equipe para redigir a proposta. Alguns indivíduos em sua organização podem ter experiência no campo que a proposta aborda, enquanto outros podem ter um talento específico para a elaboração de documentos escritos. Reúna uma pequena equipe para conhecer e elaborar os detalhes da proposta que foi solicitada.
Escreva a proposta. O conteúdo varia de uma RFP para outra, mas há algumas diretrizes a serem lembradas. Identifique e responda todas as perguntas colocadas pela RFP e trate de quaisquer preocupações que a empresa tenha. Não tenha medo de adotar uma abordagem de valor agregado identificando os itens-chave que você pode oferecer, mas outros não. Você também deve mostrar um entendimento claro dos requisitos da RFP, identificando as entregas específicas que você fornecerá como parte do projeto, juntamente com uma linha do tempo projetada para cada uma e uma discriminação de preços para todos os aspectos do projeto proposto.
Rascunhe os itens extras que serão enviados com sua proposta. Comece escrevendo um breve resumo executivo que forneça uma breve visão geral de tudo o que a proposta diz. Você também deve escrever um documento de uma página que explique o foco e a experiência de sua empresa. Substitua isso por uma biografia pessoal se você for um indivíduo e não uma empresa. Termine escrevendo uma breve carta de apresentação para explicar como você recebeu a RFP e está interessada no projeto e para declarar que a proposta em anexo está sendo submetida à consideração. Inclua informações de contato completas na carta de apresentação e na proposta.
Envie os materiais para a empresa que emitiu a RFP. A RFP provavelmente identificou uma data em que os materiais devem ser devolvidos. Não se esqueça de enviar todos os materiais antes desta data. Também é uma boa idéia acompanhar a empresa uma semana após essa data para perguntar se você pode fornecer informações adicionais sobre o assunto.
Dicas
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As empresas raramente fazem uma seleção com base apenas na proposta; no entanto, geralmente é uma boa política sempre responder a uma RFP e fazer uma tentativa de boa fé de fornecer as informações mais detalhadas possíveis, apresentadas da maneira mais profissional possível.
