A maneira como você escolhe organizar os arquivos do seu escritório tem um impacto importante na eficiência e na produtividade. Um sistema de arquivamento deve ser baseado em como os arquivos são usados no escritório, quais recursos do arquivo são mais freqüentemente consultados e como os arquivos são solicitados verbalmente. Responder a essas perguntas ajudará você a determinar o melhor sistema para organizar seus arquivos.
Itens que você precisará
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Armário de arquivo
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Pasta de arquivos
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Rótulos de arquivo
Determine se você organizará os arquivos alfabeticamente por assunto, numericamente usando um sistema de numeração predeterminado ou cronologicamente por data de criação ou data de vencimento. Crie arquivos temporários e permanentes. Os arquivos temporários são atualmente arquivos ativos que têm uma data final atribuída em que o arquivo pode ser destruído ou colocado com arquivos arquivados. Exemplos de arquivos temporários incluem projetos atuais, itens de ação e materiais a serem lidos. Arquivos permanentes são aqueles que não são acessados com tanta frequência, mas precisam ser mantidos nos arquivos para referência futura.
Anote seus títulos e definições de etiquetas em um documento que possa ser referenciado. Por exemplo, se você usar um sistema de arquivamento numérico, anote o assunto ao qual cada número corresponde e liste exemplos de documentos que seriam incluídos nesse assunto. Isso ajuda a manter a consistência ao arquivar documentos.
Crie pilhas para documentos temporários, documentos permanentes e lixo. Classifique os documentos antes de incluí-los no sistema de arquivamento. Não arquive o que não precisa ser salvo.
Escolha um local de armazenamento de arquivos. Você pode decidir que os arquivos ativos temporários precisam ser arquivados na gaveta da sua mesa, onde eles são facilmente acessíveis. Os arquivos compartilhados entre a equipe devem estar localizados centralmente no escritório. Se você trabalha com arquivos que precisam ser protegidos, como arquivos que contêm informações pessoais de clientes, use um gabinete de arquivos de bloqueio e determine quem no escritório terá acesso.
Crie seus arquivos. Rotule arquivos com seu sistema alfabético, numérico ou cronológico. Lembre-se de que, embora você queira ser específico com seus títulos de selo, também deseja que os títulos sejam amplos o suficiente para abranger diversos tipos de documentos. Por exemplo, em vez de rotular um arquivo com um nome de reunião específico, crie um arquivo para reuniões atendidas em um ano e armazene todos os documentos relevantes nele. Isso evita que você crie vários arquivos nos quais apenas um ou dois documentos serão armazenados.
Dicas
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Lembre-se simples é sempre melhor. Tente evitar sistemas complicados de arquivamento que serão difíceis para você e sua equipe se lembrarem. Use um arquivo de marcação para tarefas específicas de data, como pagamento de faturas ou faturamento. Organize seu arquivo de agendamento por mês ou dia, dependendo das tarefas e limpe o arquivo à medida que as tarefas são concluídas, jogando os documentos para fora ou movendo-os para um arquivo permanente.
