Se você está sentado atrás de uma recepção, você é a primeira pessoa que um visitante encontra na sua empresa. As primeiras impressões contam e seu comportamento e atitude são importantes. Você deve procurar sempre ter uma impressão profissional e acolhedora, mesmo se estiver ocupado com outras tarefas. Lembre-se, o visitante não está interrompendo o seu negócio, ele é da sua conta.
Saudação visitantes
Olhe para cima quando alguém se aproximar da sua mesa e sorrir. Se você estiver em uma ligação comercial, faça contato visual com o visitante para indicar que a vê e estará com ela em breve. Assim que terminar sua ligação, concentre-se no visitante com um sorriso. Peça desculpas pelo atraso e pergunte como você pode ajudar. Coloque o calor na questão para que não pareça improvável.
Etiqueta acolhedora
Pergunte ao visitante se ele gostaria de ter um assento enquanto você contata a pessoa com quem ele está se encontrando. Dependendo da política da sua empresa, oferecer café ou chá ou direcionar o visitante para a sala de café. Ofereça-se para pendurar o casaco ou mostrar onde ele pode ser pendurado. Ligue para a pessoa que irá encontrar o visitante. Use a Sra. Ou o Sr. ao anunciar o visitante.
Maneira Pessoal
Além de sorrir, module sua voz. Esteja ciente de que você pode transmitir o que pensa pelo tom da sua voz. Não mastigue chicletes, faça ligações telefônicas pessoais ou mensagens de texto quando alguém estiver esperando. Se você estiver conversando com colegas de trabalho, pare e foque no visitante. Não coma na sua mesa. Se você não puder evitá-lo, escolha alimentos que não tenham um aroma persistente. Em outras palavras, sem pizza ou espaguete.
Aparência de mesa
Mantenha uma escrivaninha limpa e arrumada, mesmo se você tiver outras tarefas a fazer além de lidar com os visitantes. Você pode ter pilhas de papel para trabalhar, mas estas não devem ser espalhadas por toda a sua área de recepção. Lembre-se de que sua área de recepção promove sua empresa e deve parecer profissional - não sobrecarregue sua mesa com bugigangas, aparelhos engraçados, fotos ou brinquedos de mesa.
