As melhores práticas de gerenciamento de contratos recomendam auditorias regulares de conformidade do contrato. No entanto, ao contrário das auditorias das demonstrações contábeis, que normalmente ocorrem anualmente, as revisões contratuais ocorrem com mais frequência. Por exemplo, um cronograma de auditoria para contratos de engenharia e construção geralmente inclui auditorias mensais de pagamento, bem como auditorias trimestrais, semestrais ou anuais para projetos mais longos. A compreensão total dos procedimentos de auditoria de conformidade aumenta a chance de você perceber erros que, de outra forma, poderiam resultar em gastos desnecessários e custos excessivos.
Estabelecer objetivos de auditoria
Quando a revisão ocorrer dentro do ciclo de vida do contrato, os objetivos da auditoria serão determinados. Uma auditoria de controle - uma que ocorre no início do ciclo de vida do contrato - geralmente se concentra na avaliação dos processos e controles internos do contratado. O objetivo é melhorar as comunicações e identificar e simplificar os processos em risco de gastos excessivos. Uma auditoria de recuperação - uma que ocorre mensalmente ou antes do vencimento do pagamento final do contrato - procura discrepâncias no faturamento, como cobranças inválidas, sobredeclaradas e duplicadas. O objetivo é evitar erros de faturamento e recuperar pagamentos excessivos.
Montar a equipe de auditoria
Ao decidir sobre o tamanho e a composição da equipe de auditoria, observe o tamanho e a complexidade do contrato. No mínimo, as equipes de auditoria de controle e recuperação devem incluir o gerente de contrato, um representante do departamento de contabilidade e um terceiro neutro. No entanto, contratos grandes ou complexos podem exigir membros adicionais da equipe que estejam familiarizados com os procedimentos de gerenciamento de contratos e auditoria. Se a auditoria revelar atividades fraudulentas, pode ser necessário contratar um contador forense experiente ou um investigador de fraudes.
Procedimentos de Auditoria de Controle
Uma auditoria de controle examina principalmente os procedimentos de faturamento e pagamento e os controles preventivos. Os procedimentos incluem uma revisão intensiva do contrato e os procedimentos de entrada de dados de cobrança e pagamento de fornecedores e prestadores de serviços. A revisão busca controles internos adequados, como a separação de tarefas, um sistema de autorização e segurança da informação. Os testes podem incluir a criação, processamento e pagamento de uma fatura de amostra, muitas vezes introduzindo erros intencionais para verificar se os controles existentes são eficazes.
Procedimentos de Auditoria de Recuperação
As auditorias mensais de recuperação reconciliam o último relatório de custo do trabalho do contratante com os valores cobrados durante o período atual. Os auditores começam revisando o relatório de custos do trabalho e comparando-os com as condições de faturamento e pagamento do contrato. Com base na presença de sinais vermelhos, os auditores podem selecionar e testar apenas algumas ou muitas transações de amostra para diferentes tipos de custos, como mão-de-obra, materiais, custos administrativos e indiretos. Os testes de transação normalmente consistem em recálculos e na construção de trilhas de auditoria. Segundo a KPMG, uma empresa de auditoria, impostos e serviços de consultoria, os auditores procuram discrepâncias como horas extras significativas, reclassificações de custos, acréscimos de custos, descrições de custos incomuns ou ausentes, valores em dólar grandes ou incomuns, custos incorridos antes do início do contrato e despesas gerais de escritório custos.
Crie um relatório de acompanhamento
Após a auditoria, a equipe prepara e envia um relatório final ao proprietário da empresa e ao contratado, geralmente em uma reunião presencial. Embora os resultados determinem quanta informação o relatório contém, o foco é identificar, explicar e fornecer recomendações para corrigir discrepâncias ou procedimentos ineficientes. Os auditores também declaram os objetivos, bem como explicam os procedimentos de revisão de contratos e testes de auditoria.
