Nos negócios, estamos dentro e fora de reuniões, durante as quais tomamos muitas decisões. No final de uma reunião, as atas de reunião capturam as decisões para garantir que todos os participantes tomem medidas adicionais. As atas das reuniões cobrem todos os aspectos de uma reunião, desde a lista de participantes e a agenda até as ações a serem tomadas e as decisões a serem tomadas para reuniões futuras. O uso de etapas específicas para definir as atas da reunião garantirá que sua equipe, colegas e gerentes conheçam os tópicos de discussão e as expectativas para outras ações.
Use a agenda da reunião como diretriz para redigir as atas de sua reunião. A agenda da reunião é a diretriz da reunião. Ele atualiza os participantes e permite que eles saibam os objetivos, seus papéis em alcançá-los e quais itens específicos são atribuídos a eles. Como a reunião é baseada em uma agenda, a agenda se torna o guia para redigir as atas.
Descreva brevemente as funções dos participantes na reunião ou projetos para discussão. Explicar o papel de cada participante para ajudar os não participantes a saber quem compareceu para qual departamento e para qual finalidade específica. Delinear as funções dos participantes garante que cada pessoa participe da reunião propositadamente. As funções dos participantes são importantes para o facilitador da reunião e para os participantes, de modo que as discussões da reunião avancem sem se atolar com os tópicos discutidos anteriormente.
Realce os objetivos da reunião, declarando-os claramente. Por exemplo: tomar decisões, reunir ideias ou atualizar a equipe sobre o progresso. Listar objetivos ajuda os leitores das atas a entender claramente o propósito da reunião. A parte objetivo ou objetivos é o que muitos gerentes seniores lêem; se eles não precisam estar envolvidos nos objetivos, não é necessária mais leitura. Se um gerente tiver interesse nos objetivos, ele poderá optar por participar da próxima reunião.
Escreva as decisões tomadas na reunião. Anote todas as decisões tomadas e discutidas para determinar a agenda da próxima reunião. Escrever as decisões permite que participantes e não participantes analisem se são necessárias atividades de acompanhamento, para as quais eles podem se preparar. As decisões destacadas na reunião serão postas em prática, a menos que sejam necessárias novas discussões em outra reunião, o que seria uma decisão em si. Capturar e compartilhar as decisões tomadas em uma reunião são essenciais para a precisão e a precisão de minutos.
Escreva as tarefas "Próximo passo" com o nome de uma pessoa responsável ao lado delas. Essas etapas permitem que o facilitador da reunião se prepare para a próxima reunião, bem como para que os participantes e os não participantes estejam cientes do que são responsáveis pela reunião posterior. Isso garante que os indivíduos se preparem para a próxima reunião, seja concluindo suas tarefas ou delegando-os a outra pessoa que possa concluí-los e participar da próxima reunião.
Envie um rascunho da ata da reunião para os participantes. O rascunho permitirá que os participantes editem as atas atualizando as notas, os próximos passos e as decisões. Uma revisão de rascunho assegura que todas as informações foram capturadas adequadamente e que os indivíduos gerenciam as tarefas atribuídas a eles ou ao departamento. Como parte do processo de revisão preliminar, forneça um prazo para todos os participantes nos comentários. Se nenhuma edição for recebida, as atas serão consideradas aceitas por todas as partes.
Envie as atas da reunião. Depois de reunir todos os comentários, envie as atas da reunião a todas as pessoas que foram convidadas para a reunião. Copie os outros funcionários ou participantes que precisam ser informados. As atas devem ser enviadas dentro de 24 horas a partir do final da reunião ou 12 horas antes da próxima reunião, o que ocorrer primeiro.
Dicas
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Nem todas as informações precisam ser capturadas nas atas da reunião, os destaques são suficientes. As atas de reuniões são eficazes quando resumem a reunião com decisões e responsabilidades. Se você estiver facilitando a reunião, peça a alguém que tome notas para a equipe.
