O termo "centralizar" significa trazer tudo para um local principal, o que implica que a aquisição centralizada envolve a colocação de todos os procedimentos de aquisição, itens e pessoal em um só lugar. Em empresas maiores, especialmente, a aquisição nem sempre é feita em um local centralizado, embora haja uma série de vantagens da aquisição centralizada.
Minimizar a duplicação
Em empresas que não possuem um sistema centralizado de compras, muito tempo e dinheiro são gastos com a duplicação. Cada departamento terá que passar pelo mesmo procedimento várias vezes, em vez de apenas ter um departamento específico para atender a todas as necessidades de aquisição. Leva mais tempo para cada departamento processar suas próprias transações, em comparação com todas elas processadas como uma só.
Aumentar a eficiência
Na maioria dos casos em que a aquisição centralizada não é usada, os chefes de departamentos diferentes têm que lidar com as compras. Se essas organizações mudassem para compras centralizadas, esses funcionários teriam mais tempo para se dedicar ao trabalho, aumentando assim sua eficiência.
Reduzir o custo
A aquisição centralizada economiza dinheiro das empresas, uma vez que centraliza todas as transações em um único local. Isso reduz a quantidade de capital que a empresa precisa para investir em armazenamento e pessoal, além de garantir um poder de compra adicional ao combinar as necessidades de vários departamentos. As empresas também podem reduzir suas despesas regulatórias, uma vez que todas as transações podem ser facilmente monitoradas e registradas em um único local.
Melhores relações comerciais
O relacionamento entre diferentes fornecedores aumenta por meio de compras centralizadas. Se uma empresa compra regularmente suprimentos de um determinado negócio, é provável que o relacionamento melhore com o tempo. Quando todas as compras da empresa são tratadas por um departamento, seu chefe criará melhores laços com os fornecedores, algo que pode levar a um processamento mais rápido e a um melhor rating de crédito. A equipe de compras também é facilmente acessível se algum de seus fornecedores tiver uma reclamação.
