A comunicação comercial formal está no papel timbrado da empresa e normalmente contém a assinatura do escritor abaixo da saudação de encerramento. O formato deste tipo de comunicação empresarial é simples; entretanto, uma carta que requer as assinaturas de mais de uma pessoa deve ser composta e formatada de uma maneira ligeiramente diferente para explicar por que a carta contém várias assinaturas e para fornecer espaço para mais de uma assinatura.
Formato de bloco tradicional
Correspondência comercial deve estar no formato de bloco tradicional, significando que a data é dois espaços de linha abaixo do papel timbrado; o nome do destinatário e o endereço postal são dois espaços de linha abaixo da data; uma linha de assunto é dois espaços de linha abaixo da informação do destinatário e, finalmente, dois espaços de linha abaixo da linha de assunto é a saudação. Cumprimentos aceitáveis para correspondência comercial formal são "Caro Ms. Smith", "Caro Sr. Jones", "Senhores" ou simplesmente "Saudações". O exemplo final é útil quando sua carta é para vários destinatários de gêneros mistos. Formato de bloco tradicional significa que os parágrafos não são recuados com cada linha nivelada com a margem esquerda.
Razão para várias assinaturas
Embora a pessoa a quem você endereça sua correspondência já possa saber por que há vários signatários, convém reiterar brevemente o motivo no corpo de sua carta. As instâncias, em que uma carta pode exigir várias assinaturas, incluem comunicar uma ação que requer autorização de mais de uma pessoa ou expressar as visões coletivas de várias pessoas que dão suporte à mensagem transmitida pela sua carta. Por exemplo, você poderia escrever: "Em nome da equipe de liderança executiva da ABC, esta carta estabelece o consenso a que chegamos depois de discutir sua solicitação por escrito para contratar mais pessoal de recursos humanos". No primeiro parágrafo da carta, indique o motivo da sua comunicação e a razão pela qual a carta contém várias assinaturas. Os parágrafos seguintes de sua carta estão, naturalmente, alinhados com a margem esquerda.
Saudação de encerramento e blocos de assinatura
A saudação de encerramento deve ser aquela apropriada para uma carta comercial formal, como "Muito sinceramente", "Respeitosamente" ou "Atenciosamente". A saudação de encerramento começa com dois espaços de linha abaixo do parágrafo final.
Se você tiver apenas dois assinantes, pule quatro espaços de linha que tenham espaço suficiente para uma assinatura escrita e digite o nome do primeiro assinante com a margem esquerda. Na linha abaixo do nome do signatário, digite sua posição ou título. Pule outros espaços de quatro linhas para o nome do segundo assinante e posição ou título. O nome e o título da pessoa que ocupa o topo da organização devem ser o primeiro bloco de assinatura.
Se você tiver três signatários, pule quatro espaços de linha e digite o nome do Signatário 1 nivelado com a margem esquerda. Tabule e digite o nome do Signatário 2; aba novamente e digite o nome do Signatário 3. Pule para baixo em um espaço de linha e digite a posição ou título do Signatário 1, aba e faça o mesmo para o Signatário 2 e Signatário 3 para que seus títulos fiquem diretamente sob seus nomes datilografados.
Para quatro signatários, pule quatro espaços de linha e digite o nome do Signatário 1 com a margem esquerda. Tabule até o meio da página e digite o nome do signatário 2; pule para a próxima linha e digite a posição ou título do Signatário 1 e do Signatário 2 diretamente sob seus nomes. Pule para baixo em outros espaços de quatro linhas e repita o formato para o Signatário 3 e Signatário 4.
Circule seu rascunho
Como você está compondo uma carta em nome de mais de uma pessoa, é uma boa prática circular o rascunho antes de solicitar suas assinaturas. Diga-lhes que você é bem-vindo e envie o rascunho por e-mail ou visitando cada pessoa individualmente. Quando todos concordarem com o conteúdo e a entrega da mensagem da carta, prepare a versão final e deixe que todos saibam que você a circulará pessoalmente por suas assinaturas.
