Não é incomum que donos de empresas e provedores de serviços descarreguem os clientes. Por exemplo, se você é um web designer e o projeto no qual está trabalhando leva mais tempo e esforço do que você imaginava, talvez queira cobrar mais. Nesse caso, faz sentido emitir uma nota de débito ou uma nota de débito para o seu cliente. Este documento é amplamente usado em todos os setores para faturamento incremental, transações bancárias e muito mais.
Dicas
-
Um memorando de débito, ou nota de débito, é um formulário emitido pelos vendedores para notificar os clientes de que eles não foram cobrados ou cobrados o suficiente. Ele tem o papel de gerenciar o saldo devido em uma determinada fatura e corrigir erros de faturamento.
O que é um memorando de débito?
Digamos que você tenha uma agência de marketing digital e um de seus clientes solicite serviços adicionais após fazer um pedido.Você pode emitir uma nota de débito ou uma nova fatura cobrindo esses serviços. Se você escolher a primeira opção, é necessário registrar a nota de débito no extrato mensal de contas a receber pendentes.
Os bancos emitem notas de débito para notificar os clientes sobre as cobranças por pagamentos de empréstimos, juros, taxas de cheques devolvidos, débitos de débito e crédito do DDA e assim por diante. Este documento também pode ser usado para cobrar uma comissão ou compensar um saldo de crédito restante em uma conta de cliente. Pense nisso como uma fatura informal.
Notas de débito vs. crédito
Como proprietário de uma empresa, é importante que você entenda a diferença entre as notas de débito e de crédito. O último é usado para reduzir o valor que um comprador deve ao fornecedor. Os compradores registram essa redução no saldo de contas a pagar, enquanto os fornecedores registram no saldo de contas a receber.
Em geral, as empresas emitem uma nota de crédito quando as taxas cobradas de um cliente são muito altas. Por exemplo, uma fábrica pode emitir uma fatura de US $ 2.000 para 200 unidades de mercadorias, em que cada unidade custa US $ 10. O comprador informa à fábrica que cinco unidades estão com defeito. Nesse caso, a fábrica pode emitir uma nota de crédito de $ 50 e registrar a transação em suas contas a receber.
O valor especificado na nota de crédito pode ser reembolsado ao comprador ou aplicado a uma compra. Assim como um memorando de débito, este documento geralmente é para uma fatura anterior. Ambos os documentos têm a função de corrigir erros de faturamento e erros de fatura.
Criando um memorando de débito
Uma nota de débito é relativamente simples de criar. Primeiro, determine quanto dinheiro seu cliente deve. Em seguida, escolha um formato, como um boleto de pagamento ou uma carta escrita. Inclua as seguintes informações na nota de débito:
- Nome do cliente e informações comerciais
- O nome da sua empresa e detalhes de contato
- Número de registro fiscal da sua empresa
- Número de referência do cliente (opcional)
- Número e data da fatura
- Breve descrição dos bens ou serviços adquiridos
- Quantia devida pelo comprador
- Termos de pagamento, incluindo quaisquer taxas atrasadas que possam ser aplicadas
Indique o motivo pelo qual você está emitindo uma nota de débito. Descreva o que é devido e por quê. Use um tom profissional. Se a nota de débito estiver relacionada a uma fatura anterior, inclua seu número na sua nota. Dependendo de suas preferências, você pode usar um programa de planilha, um processador de texto, um software de faturamento ou modelos de notas de débito. Muitos sites, como Smartsheet, Template.net e Biztree, fornecem modelos gratuitos que podem ser personalizados de acordo com suas necessidades. Tudo que você precisa fazer é preencher, baixar e imprimir o formulário.
Quando terminar, envie a nota de débito para seus clientes. Se eles não pagarem a tempo, crie e envie outra nota de débito. Considere o uso de um programa de software como o QuickBooks para manter registros precisos de suas notas de débito e crédito, faturas e outros documentos financeiros.
