Quando a clientela de uma clínica odontológica diminui, ou o dono morre inesperadamente ou fica incapacitado de continuar praticando odontologia, pode ser necessário que a prática odontológica estabelecida seja concluída. É altamente aconselhável que um dentista, embora saudável, deixe instruções em seu testamento ou com seu advogado para indicar os desejos de como lidar com o fechamento de um negócio em caso de sua morte.
Entre em contato com o senhorio imediatamente para negociar o término do contrato, caso você não seja proprietário do prédio. Independentemente da falência, aposentadoria ou morte do proprietário, o espólio pode ser responsável pelo pagamento do restante do prazo do arrendamento (até três anos). Exceções podem ser feitas caso a caso, dependendo do locador, do tribunal e da sua situação. Contrate um advogado, se possível, pois violações contratuais costumam ser situações difíceis.
Informe todos os funcionários sobre o encerramento pendente e notifique o último dia de trabalho. Quando possível, prorrogue um aviso de 90 dias ou uma indenização adequada cobrindo o mesmo período para que eles possam encontrar novos empregos. Os funcionários geralmente ficam mais surpresos com o fechamento de um negócio.
Entre em contato com todos os seus pacientes ativos e inativos bem antes da data de encerramento, anunciando sua intenção de fechar uma clínica odontológica. Convide cada paciente a entrar e pegar uma cópia dos registros de seus pacientes, ou oferecer para transferi-los para outro consultório odontológico. Um anúncio de jornal pode ser suficiente como aviso prévio. Mantenha todos os registros originais com o dentista ou sua propriedade.
Informe todos os pacientes com tratamento contínuo de que seus casos serão concluídos por você pessoalmente durante o tempo restante ou encaminhe-os a um dentista que seja capaz de concluir o tratamento. Sem referências adequadas, os pacientes podem reivindicar o abandono. Envie uma cópia do registro do paciente para o novo consultório e incentive o paciente a marcar uma consulta. Não inicie novos casos que não possam ser concluídos em um número mínimo de visitas.
Imprima e armazene todas as informações relacionadas aos negócios. Enquanto você deve legalmente manter algumas informações por sete anos, você é obrigado a manter outros itens permanentemente, como sinistros de seguros e demonstrações financeiras. A American Dental Association (ADA) fornece uma lista completa de itens e duração do armazenamento necessário.
Encontre um mercado para o equipamento dental na prática. Itens mais recentes em boas a excelentes condições tendem a ter um alto valor de mercado, e itens mais antigos, independentemente da condição, podem não ter valor algum. Em caso de dúvida, entre em contato com um avaliador. O que não pode ser vendido pode ser de alguma utilidade para os concessionários de sucata de metal. Verifique as leis ambientais da sua área relacionadas ao descarte de produtos químicos e não venda esses itens.
Notifique a Agência Antidrogas (DEA) imediatamente, por escrito, que você encerrará seus negócios. Inclua seu registro DEA. Informe o conselho estadual de licenciamento, bem como quaisquer sociedades dentárias das quais você seja membro e que a prática estará encerrando.
Use um Certified Public Accountant (CPA) para descobrir todas as contas a receber e a pagar. Avalie os planos de pagamento em andamento para descobrir que dinheiro lhe é devido ou reembolsável para o paciente. Cancele ou cancele todos os saldos das contas do paciente. Entre em contato com todos os credores, fornecedores e fornecedores para calcular os saldos atuais e pagá-los o mais rápido possível. Envie avisos de cobrança para pagamentos devidos à empresa e forneça um novo endereço para correspondência.
Entre em contato com todas as seguradoras contratadas e localize os pagamentos pendentes. Informe-os da data em que o contrato será rescindido e informe-os sobre o novo endereço de encaminhamento de pagamento. Faça o mesmo com todas e quaisquer empresas de seguro ou de pagamento que prestem pagamentos à prática.
Encerrar todas as apólices de seguro relacionadas ao trabalho, como indenizações trabalhistas ou seguros de responsabilidade comercial. Faça da data efetiva o último dia de negócios. Verifique com a companhia de seguros, mas o seu seguro de responsabilidade profissional (malversação) deve cobrir você para todas as reivindicações que possam surgir no futuro para o trabalho concluído antes do último dia de negócios. Se não, uma compra "final" pode ser necessária para você ou sua propriedade permanecerem protegidos.
Entre em contato com o Internal Revenue Service (IRS) e discuta os pagamentos devidos pelo seu Número de Identificação do Funcionário. Liquidar todos os pagamentos passados ou futuros, incluindo futuras retenções na Previdência Social para seus funcionários que ainda estão trabalhando. Ligue e cancele todas as autorizações de cidades e licenças estaduais para evitar taxas de renovação.
Dicas
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Contratar um advogado, contador e um corretor de transição experiente pode facilitar todo o processo. Fechar um negócio é estressante. Aceite o máximo de ajuda possível.
Aviso
Se você é um cônjuge sobrevivente que está fechando uma clínica odontológica devido à morte do dentista, você provavelmente precisará de uma certidão de óbito, certidão de casamento, seguro social do dentista e número da licença estadual para iniciar qualquer um desses procedimentos com empresas externas.
