Cada empresa tem regras diferentes sobre reuniões. Alguns seguem um processo informal, enquanto outros exigem uma estrutura mais formal. Como gerente ou empresário, é importante saber como conduzir e encerrar reuniões formais e informais. Isso irá melhorar a comunicação e levar a um resultado mais produtivo.
O que significa adiar uma reunião?
O termo "adiamento" vem das palavras latinas de Anúncios (para e Diurno (diariamente). Embora muitas pessoas usem o termo de forma intercambiável para chamar o fim de uma reunião, "encerrar" significa, na verdade, mudar uma reunião, ou um item da agenda, para outro dia. Por exemplo, os membros da diretoria de uma empresa podem adiar uma reunião quando simplesmente não é possível discutir os problemas em questão, pois faltam informações importantes. Adiamento significa que a reunião será retomada mais tarde, quando todos estiverem preparados para discutir o assunto em questão. Não é o mesmo que encerrar ou concluir uma reunião, quando todos os problemas são resolvidos.
Quais são as regras de processo para reuniões?
Algumas organizações, principalmente tribunais de justiça, universidades, agências governamentais e grandes organizações seguem as regras estabelecidas para a realização de reuniões formais. De acordo com as Regras de Ordem de Robert, recentemente revisadas, por exemplo, qualquer um pode aprovar uma moção para adiar uma reunião em certas circunstâncias, por exemplo:
- Na ausência de quórum
- Conforme estabelecido nos estatutos da organização
- Quando os membros do conselho chegam ao final da agenda
- Em caso de emergência ou perigo imediato, como os alarmes de incêndio no prédio.
Embora as empresas menores não devam seguir as regras de Robert, elas fornecem uma estrutura simples para o encerramento "oficial" de uma reunião.
Procedimentos para adiar uma reunião
Uma reunião pode ser adiada no começo ou em qualquer estágio. Se você é o presidente, faça um plano para garantir que tudo corra bem. Depois de discutir a agenda, verifique se alguém deseja fazer uma moção para adiar a reunião. Peça um dizendo "Eu ouço uma moção para encerrar?" A moção para Encerrar deve especificar claramente a hora e a data da próxima reunião, bem como quaisquer assuntos urgentes que requeiram uma sessão especial antes da próxima assembléia geral. Sob as regras de Robert, a moção precisa ser secundada e não pode ser alterada ou debatida.
Uma reunião pode ser adiada sem uma moção se o quórum não estiver presente ou em caso de emergência. Caso esse dia seja feriado, a reunião pode ser adiada até o próximo dia útil, no mesmo horário e local. Uma reunião adiada seguirá a mesma ordem de trabalhos da reunião original. Nas observações de encerramento, o presidente pode discutir o dia e a hora da próxima reunião. Ele também pode fornecer informações de contato, agradecer aos participantes e fazer lembretes de última hora. Caso o adiamento seja por 90 dias ou mais, cada participante receberá um aviso da data e do local.
Como adiar uma reunião menos formal
Nem todas as reuniões são formais; portanto, nem todas as reuniões exigem uma moção para adiar. As reuniões de vendas são um bom exemplo.Eles são certamente importantes e todos os representantes de vendas devem comparecer. Mas o objetivo das reuniões de vendas é que o gerente de vendas retransmita informações para a equipe, talvez ofereça dicas e incentivo, ou admoesta quem ficou aquém dos objetivos ou não entregou a documentação necessária. Não haverá votação durante a reunião, no entanto, porque a opinião do gerente de vendas é a que importa. Depois de conduzir uma reunião em que uma pessoa está no comando, seria bobagem pedir uma moção para encerrar. O gerente de vendas pode perguntar se há alguma dúvida e, depois de respondê-las, simplesmente diga: "É tudo o que eu queria cobrir hoje. Pegue alguns desses novos folhetos ao sair e use-os para explicar os incríveis benefícios desse ótimo produto!"
Reuniões em que os gerentes se reúnem para discutir problemas e soluções são outro exemplo. Os gerentes não têm tempo para uma reunião formal com movimentos e segundos, nem precisam de um. Eles sabem sobre o que é a reunião, portanto, nenhuma agenda é necessária. Ninguém está tomando minutos. Eles continuarão discutindo essas questões na próxima reunião, então, tecnicamente, eles podem adiar a reunião. Mas um final formal para a reunião seria estranho e inadequado. Provavelmente, a reunião seria agendada por um período de tempo finito, como 30 ou 60 minutos. Quando o tempo acabar, alguém dirá: "Vamos pegar essa discussão no próximo mês" enquanto outros estão correndo para fora da porta para voltar ao trabalho.
