A tecnologia revolucionou os processos de saída de escritório, transformando as copiadoras em gigantes impressoras de rede. Assim como qualquer conveniência oferece a possibilidade de uso indevido, a saída de alta qualidade das copiadoras pode facilitar a apropriação indevida de propriedade intelectual. Quando você considera o que essas máquinas podem oferecer à sua escola ou empresa, seus pontos positivos podem superar suas desvantagens, mas seus pontos negativos devem levá-lo a planejar cuidadosamente sua implementação e uso.
Reprodução de Documentos
Com exceção das impressoras multifuncionais de baixo volume, as copiadoras confiam no toner semelhante aos suprimentos que você compra para a sua impressora a laser. Quanto mais você gasta no equipamento, melhor será sua resolução, até equipamentos que produzam uma saída praticamente indistinguível dos documentos originais. Colorido ou monocromático - somente preto - essas máquinas podem imprimir grandes volumes de cópias em pouco tempo. A facilidade e a fidelidade com que eles reproduzem material de origem podem gerar preocupações sobre segurança da informação, roubo de dados, violação de direitos autorais e falsificação. Em um ambiente de negócios, em um escritório médico ou jurídico ou em qualquer cenário que envolva dados proprietários ou confidenciais, as copiadoras podem representar uma ameaça ao controle das informações reguladas por lei ou pelo costume.
Conveniência Funcional
As primeiras copiadoras não tinham alimentadores automáticos de documentos e não podiam agrupar execuções de várias cópias. Equipamentos modernos transformam o ato de duplicar um documento em um ato casual. Em rede para computadores domésticos ou de escritório, uma dessas máquinas pode substituir várias impressoras desktop por uma tecnologia que produz cópias em frente e verso, agrupa e grampeia documentos em várias páginas, armazena formulários frequentemente reimpressos para duplicação imediata, faxes da área de trabalho ou da copiadora e e-mails sua saída. Essa conveniência pode acelerar e simplificar as operações do escritório, mas a complexidade dos controles da copiadora pode levar os usuários a escolherem as opções erradas, desperdiçando papel e suprimentos em impressões externas.
Custos operacionais
Como a maioria das copiadoras opera como impressoras a laser, elas fundem uma mistura em pó de agentes plásticos e corantes sobre a superfície das folhas de papel. Esse processo de fusão depende do calor, que estimula o apetite por eletricidade, elevando os custos de serviços de escritório. As copiadoras também exigem consumíveis, incluindo toner que pode custar mais do que os suprimentos equivalentes para impressoras a laser. Esses cartuchos de alto rendimento podem durar mais do que os suprimentos de impressoras para desktop, mas esse desempenho tem um preço mais alto. Especialmente na operação de alto volume, as copiadoras também podem exigir manutenção periódica para manter seu desempenho de saída. Um contrato de serviço pode cobrir suprimentos e manutenção, mas adiciona outro custo fixo aos seus resultados.
Retenção de dados
Uma copiadora que armazena informações de documento para rechamada e saída instantâneas e que envia faxes e e-mails duplicados, usa um disco rígido interno para reter as verificações de página para recuperação a curto ou longo prazo. O armazenamento de dados significa conveniência para funções de escritório, mas pode sujeitar informações confidenciais ao risco de uso indevido acidental ou deliberado. Como qualquer disco rígido, o mecanismo de armazenamento em uma copiadora pode render segredos por muito tempo depois que você apagar informações e documentos, e exige o mesmo tipo de provisão de segurança que você aplica a discos rígidos quando vende ou desativa um sistema.
