Controles internos são procedimentos que as empresas desenvolvem para proteger seus ativos e produzir demonstrações financeiras precisas e confiáveis. Quando uma empresa não possui procedimentos rígidos de controle interno, a fraude pode ocorrer de maneira muito mais fácil. As organizações devem se proteger de possíveis ameaças, monitorando seus sistemas de controle interno com freqüência e ajustando-as para serem mais fortes.
Demonstrações financeiras imprecisas
Se uma organização descobrir que há imprecisões em suas demonstrações financeiras, pode haver um problema com o sistema de controle interno da organização. Um dos fundamentos básicos dos controles internos é o princípio da separação de funções. Isso significa que diferentes funcionários lidam com diferentes áreas dos deveres contábeis. Se a mesma pessoa cuida de todos os deveres, é um sinal de um sistema de controle interno fraco. Se imprecisões ocorrerem nos relatórios financeiros, uma empresa deve examinar os procedimentos contábeis que usa.
Documentação ausente
Se uma empresa não puder encontrar determinados documentos, como faturas ou ordens de compra, isso pode ser outro sinal de controles fracos. Uma organização desenvolve procedimentos para registrar, postar e arquivar documentações. Se um documento for perdido, há uma boa chance de haver problemas nos processos da empresa. Se um funcionário tiver muito controle, ele poderá manipular a documentação para enganar a empresa.
Falta de Procedimentos Escritos
Todo processo e atividade que uma organização usa deve ter procedimentos escritos a seguir. Sem procedimentos escritos, os funcionários podem não conhecer os procedimentos apropriados e concluir as atividades de maneira errada. Um forte sistema de controle interno tem escrito procedimentos e políticas para todas as atividades de negócios.
Reclamações do cliente
Outro sinal de um fraco sistema de controle interno é um número de reclamações de clientes maior que o normal. As organizações devem desenvolver um sistema para garantir que os clientes estejam satisfeitos com os produtos e serviços. Se houver um alto número de reclamações, a gerência deve analisar o problema e entender que pode haver uma fraqueza em seus controles internos.
Auditorias
Organizações contratam auditores para determinar com que precisão os registros financeiros estão sendo mantidos. Uma auditoria irá revelar áreas problemáticas, ameaças, riscos e outros problemas potenciais. Se uma empresa não contrata um auditor regularmente, essas ameaças serão mais difíceis de detectar. É uma prática comercial regular para as empresas terem auditorias concluídas regularmente.
