Controles internos são políticas postas em prática para impedir o roubo e danos a ativos valiosos de uma empresa. Ativos tangíveis, como imóveis, equipamentos produtivos, estoque e dinheiro, podem ser um desafio para se manter seguro em todos os momentos, mas se familiarizar com controles internos para gerenciar ativos tangíveis pode ajudar a manter sua propriedade segura.
Acesso controlado
Controle o acesso a áreas-chave de suas operações, como instalações de armazenamento de estoque, cofres de dinheiro e salas de equipamentos, com fechaduras ou pontos de verificação de segurança. Estão disponíveis sistemas eletrônicos que permitem restringir o acesso a áreas sensíveis ao pessoal designado sem o uso de chaves tradicionais. Esses sistemas têm a capacidade de manter um registro de quais funcionários acessaram áreas específicas em horários específicos.
Questões de Delegação
Apenas delegar atividades que envolvam acesso aberto a estoques, dinheiro e outros valores a seus funcionários mais confiáveis. De acordo com a Montana.edu, os gerentes não devem permitir que alguém assine o nome do gerente ao lidar com fornecedores, distribuidores ou clientes, e não devem permitir a qualquer funcionário controle exclusivo ou exposição a atividades de entrega ou manuseio de dinheiro.
Problemas de segurança
Uma atenção disciplinada aos detalhes é vital para a segurança de seus ativos tangíveis. Bloqueie, bloqueie e proteja cuidadosamente suas instalações após cada dia de trabalho, e utilize a vigilância da câmera para registrar transgressores ou atividades suspeitas. Faça depósitos bancários com frequência e mantenha o máximo de dinheiro disponível, conforme necessário.
Trilhas de acesso
Registre o acesso a áreas sensíveis sempre que possível. De acordo com siterooms.com, os registros de acesso são a chave para controles internos eficazes. Mantenha um registro eletrônico de acesso a áreas restritas. Exigir que os caixas façam login em caixas registradoras com um ID único e não permitam o compartilhamento de caixa registradora. Exigir que os funcionários marquem suas iniciais em recibos de depósitos bancários, formulários de entrega, fitas de caixa registradora e outros documentos de controle.
Auditorias Físicas
Realize auditorias regulares e aleatórias de seu inventário, equipamento e contas bancárias para detectar atividades suspeitas antecipadamente. Considere a utilização de uma empresa de auditoria terceirizada para garantir a confiabilidade dos resultados da auditoria.
Não permita que os funcionários façam auditoria de suas próprias áreas de responsabilidade. Por exemplo, não permita que um funcionário encarregado de receber entregas faça a auditoria do estoque de matérias-primas e não permita que o funcionário que faz depósitos bancários audite os extratos bancários e registros de caixa.
Transparência
Os conceitos e técnicas mencionados acima podem ajudar na prevenção de perdas e danos, mas tornar suas políticas de controle interno completamente transparentes para funcionários, clientes e parceiros de negócios pode servir para evitar que ocorram ocorrências em primeiro lugar. Por exemplo, informe a seus funcionários que o acesso a áreas restritas está registrado; que os clientes saibam que suas instalações são monitoradas por videovigilância; e informe seus fornecedores sobre suas políticas de auditoria interna.
