Documentar controles internos e processos pode ser um desafio. Processos complexos são apresentados em um estilo fácil de entender e isso não é uma tarefa simples. Você deve ter excelentes habilidades de comunicação, tanto oral quanto por escrito, para fazer um bom trabalho. Passos para criar uma boa documentação envolvem entrevistar funcionários, observação, avaliação e organização. Um aspecto importante da criação de documentação é permitir modificações posteriores. Os processos mudam e, como resultado, os documentos também precisam mudar.
Entreviste funcionários. Esse é o primeiro passo neste processo. Não faça suposições e faça perguntas para checar sua compreensão. Peça aos funcionários para mostrar o que eles estão falando. Se alguém precisar aprovar um trabalho, peça para ver o papel. Algumas pessoas gostam de usar um gravador e depois transcrevem a informação. Isso pode ser uma boa ideia se alguém estiver falando e mostrando o processo ao mesmo tempo com muitos detalhes. "Mostrar e contar" é o caminho a percorrer.
Observe o seu entorno. Se o processo for anexar faturas para verificar solicitações, por exemplo, observe se isso está sendo feito de fato. Muitas vezes as pessoas lhe dizem o caminho certo para fazer um certo processo, mas isso não significa que é assim que está sendo feito. Como você está documentando a realidade, observar o processo pode ser valioso para adicionar boas informações não óbvias durante a entrevista. Examine os armários de enchimento e observe quais papéis as pessoas têm em suas mesas.
Avalie a eficácia de um processo ao documentá-lo. Se você vir processos que não estão funcionando ou sendo executados duas vezes, faça uma anotação dele. Essa é a melhor maneira de agregar valor aos seus processos de documentação de trabalho. Quando você avalia um processo, você está olhando objetivamente e pode fazer sugestões de melhorias. Certifique-se de seguir o protocolo ao fazer recomendações. Lembre-se: se os processos mudarem por causa de suas recomendações, você precisará documentar os processos aprimorados - não apenas o antigo.
Documentação de arquivos em fichários e on-line em pastas. Ter modelos para padronizar a documentação ajuda a facilitar a leitura. Cada fichário ou pasta deve ter um índice com informações sobre uma área. Por exemplo, você poderia ter um fichário sobre contas a pagar, onde você poderia arquivar narrativas e fluxogramas documentando o processo. Você pode ter outro fichário sobre Folha de Pagamento e outro sobre Contas a Receber. Separar a documentação dos processos pode ajudar os usuários a encontrar informações. Ter a mesma organização em todos os fichários em relação à ordem da documentação, tabela de conteúdo na frente, etc. Isso é muito importante quando mudanças precisam ser feitas e um item específico precisa ser encontrado rapidamente.
Dicas
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Use o Word ou outro programa para criar sua documentação.
Considere software de documentação específico para o seu setor que pode economizar seu tempo escrevendo e organizando. Considere fazer tanto narrativas quanto fluxogramas para melhorar a clareza. Evite usar jargões ou iniciais
Outras considerações incluem: Escreva frases curtas e evite voz passiva; não o embeleze nem implique julgamentos. Por exemplo, não escreva sobre a recepcionista simpática. Escreva sobre a recepcionista. Não use nomes reais de pessoas - sempre use nomes de posição e os mantenha consistentes durante toda a documentação; peça a um gerente ou supervisor que leia sua documentação para certificar-se de que está correta; e esteja atento às informações confidenciais na documentação. Não mostre exemplos de assinaturas de cheque ou mostre informações de folha de pagamento confidenciais nele.
Aviso
Esteja ciente dos usuários da sua documentação. Eles podem incluir não apenas pessoas internas, mas também auditores e outras partes interessadas. Isso é muito visível. Portanto, certifique-se de que seu trabalho não tenha erros gramaticais ou de ortografia embaraçosos.
