Os controles internos fornecem um sistema de verificações e balanços que evitam erros intencionais ou não intencionais de entrada de dados, fraude e roubo. Um forte sistema de controle interno deve garantir que nenhum empregado ou grupo de funcionários mantenha controle ou influência excessivos sobre fluxos de caixa, dados financeiros, estoques e outros ativos de negócios. Segregar os deveres o máximo que puder é uma das melhores maneiras de proteger seus negócios.
Tarefas Incompatíveis Separadas
A completa segregação de funções separa funções incompatíveis - tarefas ou atividades que fornecem uma oportunidade para um ou mais funcionários comprometerem e ocultarem erros, fraudes ou roubo. O Instituto de Auditores Internos identifica a custódia de ativos, autorizações e aprovações, e registra e relata as três categorias principais de obrigações incompatíveis. De acordo com o IIA, as responsabilidades do fluxo de trabalho devem impedir que qualquer pessoa tenha acesso e responsabilidade pela contabilização de ativos financeiros e físicos.
Impedir o roubo e a fraude
Folha de pagamento e compras são duas áreas que exigem segregação de funções. No departamento de folha de pagamento, evite que funcionários fantasmas - alguém registrado no sistema de folha de pagamento, mas que não trabalhe para você - certifiquem-se de que a pessoa responsável pela coleta e manutenção das informações pessoais e financeiras dos funcionários também não processe a folha de pagamento. Proteja-se contra compras não autorizadas ou favoritismo do fornecedor, separando as tarefas de entrada de pedidos e autorizações.
Reduzir Erros
A segregação de tarefas pode ajudar a reduzir erros não intencionais que afetam sua lucratividade. A nomeação de um líder de equipe ou supervisor para revisar e comparar as transações com a documentação de suporte, como a comparação dos cartões de ponto do empregado a um relatório de folha de pagamento, é um exemplo comum. Assim como as tarefas de autorização e entrada de pedidos protegem contra ocorrências de roubo e fraude, a separação desses deveres - e exigir que a pessoa com responsabilidades de autorização verifique os totais - também pode reduzir os erros de entrada de dados.
Considerações sobre pequenas empresas
Pequenas empresas com apenas alguns funcionários ou com um orçamento de contratação restrito nem sempre conseguem segregação completa. Neste caso, os controles de mitigação são essenciais. Embora os controles de compensação sejam "detetives" em vez de preventivos, eles ainda podem fornecer uma garantia razoável de que o departamento está atingindo os objetivos de mitigação de riscos. Por exemplo, revisar relatórios diários e semanais, rotatividade de tarefas regularmente, realizar verificações pontuais sem aviso prévio de transações financeiras ou uma contagem de estoque físico anunciada e agendar auditorias internas semestrais são todos bons controles de detetive.
