A segregação de caixa é uma tática para reduzir o risco de perda de dinheiro acidental e intencional pelos funcionários. A pessoa com maior probabilidade de roubar dinheiro de uma empresa é um empregado de longo prazo em um ambiente de trabalho que não tem segregação de funções. A segregação em dinheiro de funções é mais comum em corporações maiores, mas as pequenas empresas também podem se beneficiar da separação mínima de funções ou ter um gerente supervisionando e revisando detalhadamente as obrigações em dinheiro. A segregação adequada de funções em um negócio de caixa requer autorização, custódia, registro e reconciliação.
Autorização
A autorização é o primeiro passo na cadeia de custódia. Apenas uma pessoa está autorizada a cumprir um dever. Por exemplo, uma pessoa pode receber correspondência e cheques, mas não deve reter os cheques em sua custódia, registrá-los ou reconciliar o razão no qual os cheques foram digitados. Além disso, ele pode autorizar ou preparar depósitos, mas não pode ir ao banco para depositar o dinheiro. Às vezes, em um negócio menor, a pessoa que autoriza um cheque só pode reconciliá-lo se outro funcionário ou gerente o depositar e registrar.
Custódia
A duração da custódia depende do dever. Por exemplo, uma caixa que manipula dinheiro para um turno de oito horas na maioria dos casos não deve reconciliar sua própria gaveta de caixa. Seria aceitável que ela contasse e registrasse seus totais de fim de dia, mas um superior deveria reconciliar os totais para verificar o dinheiro contra recibos. Isso garante que todo o dinheiro seja contabilizado e nenhum esteja faltando.
Gravação
A gravação é o dever de dinheiro que exige que um gerente ou empregado registre fisicamente ou eletronicamente um total em dinheiro nos livros contábeis da empresa. Este serviço de caixa garante uma trilha de papel que segue o dinheiro. Em nosso exemplo anterior, o gerente que reconciliou a gaveta do caixa deve obter outro gerente para registrar o dinheiro em depósito ou em dinheiro. Quando várias pessoas estão lidando com dinheiro, é essencial separar as obrigações em toda a cadeia de custódia.
Reconciliação
A reconciliação é o passo final na segregação dos deveres em dinheiro e da cadeia de custódia. Ele garante que todos os que lidaram com o dinheiro respondam pelo dinheiro, cheques ou depósitos corretamente. Quando um gerente ou funcionário reconcilia os totais em dinheiro para o dia ou a semana, ele oferece uma oportunidade para a empresa detectar erros na contabilidade ou descobrir possíveis roubos internos. A empresa deve sempre ter uma pessoa diferente para reconciliar do que aquele que recebeu, manipulou ou registrou o dinheiro.
