Escrever em formato comercial é diferente de outros tipos de escrita. As diretrizes são mais rígidas e o estilo que você escreve geralmente é predeterminado. O objetivo ao escrever no estilo de negócios é sempre parecer profissional. Grande parte da redação que você faz será para clientes, colegas de trabalho ou superiores existentes ou em potencial. Alguns desses documentos podem influenciar o desempenho de sua empresa ou de você, portanto, seguir as diretrizes é essencial.
Use o formato de bloco, bloco-modificado ou semi-bloco ao escrever uma carta comercial. O formato de bloco é mais comumente usado. Neste formato, tudo é justificado à esquerda e com espaçamento simples, com a exceção de um espaço duplo entre os parágrafos.
Escreva seu documento para o público. Concentre-se em suas necessidades e interesses em vez do seu. Pense no que os leitores precisam saber e determine a maneira apropriada de transmitir as informações para esses leitores específicos.
Use um tom formal ao escrever para os superiores ou clientes. Use apenas um tom informal para memorandos ou e-mails para colegas de trabalho.
Acentue a informação positiva e concentre-se nos benefícios para o leitor. Isso é especialmente importante ao escrever uma carta que contenha uma mensagem negativa.
Escreva de forma clara e concisa. Você pode fazer isso mantendo os parágrafos curtos, informando informações importantes no início do documento e dos parágrafos e usando listas sempre que possível. Isso ajuda os leitores, que geralmente são pressionados pelo tempo, a encontrar as informações importantes, mesmo que apenas examinem o documento.
Revise seu documento para ter certeza de que ele está livre de erros ortográficos, gramaticais e de pontuação. Qualquer erro em sua escrita pode fazer você parecer pouco profissional ou descuidado.
Dicas
-
Em geral, não há problema em usar as palavras "eu" e "você" em um documento comercial. No entanto, tenha cuidado ao usar a palavra "nós", porque isso transforma suas palavras em uma reflexão sobre toda a empresa.
Sempre use dois pontos, não uma vírgula, após a saudação em uma carta comercial.
