Retenções de crédito são frequentemente necessárias quando os clientes não pagam conforme acordado. O bloqueio impede que o cliente compre bens ou serviços adicionais até receber o pagamento. No entanto, a carta exige uma análise cuidadosa para que ela cumpra o objetivo de coletar na conta, mantendo o cliente como cliente. É possível que alguns clientes incomodados por uma carta de crédito da conta possam levar seus negócios para outro lugar. É por isso que outras possibilidades de coleta são importantes antes de enviar a carta como último recurso.
Revise o histórico de pagamento na conta. Confirme que o cliente recebeu vários lembretes de pagamento por correio e por telefone.
Escreva a carta usando um tom compreensivo, mas forte, enquanto você demonstra apreço pelo cliente e insiste no pagamento. No primeiro parágrafo, agradeça ao cliente por apoiar seu negócio e reconheça que tempos econômicos difíceis ou outros motivos podem fazer com que qualquer cliente fique atrasado em uma conta.
Anuncie o crédito retido com a primeira sentença do segundo parágrafo, de modo que fique sozinho para ênfase. Escreva isso: "No entanto, lamento que tenhamos que suspender imediatamente seu crédito por falta de pagamento". Ou use palavras diferentes transmitindo a mesma mensagem.
Detalhe o saldo devedor no terceiro parágrafo e diga exatamente o que deve acontecer para levantar a retenção de crédito. Forneça um prazo para pagamento e informe ao cliente que a atribuição a um cobrador de dívidas é possível.
Encerre a carta novamente agradecendo ao cliente por sua lealdade. Coloque o seu número de telefone direto na carta e convide o cliente a ligar para discutir as modalidades de pagamento.
