Lembre-se de Joan no início de "Mad Men"? Ela era uma oficial clerical do mais alto nível, comandando todo o grupo de secretários e basicamente cuidando de todo o escritório quando chegasse até ele. Ela manteve o controle de todas as funções administrativas, incluindo digitação, reuniões, pedidos de suprimentos, compromissos de almoço e muito mais. Ou ela disse aos trabalhadores sob ela para fazer isso por ela. Um oficial clerical pode variar, desde alguém como Joan no topo da cadeia alimentar até uma secretária de nível básico que atende telefones no escritório.
Educação e treinamento
Os Joans de hoje devem adicionar outra habilidade fundamental aos seus currículos: experiência com tecnologia. Como os escritórios de hoje são executados com computadores, conhecer vários programas, incluindo o Microsoft Word e o Excel, o qualifica melhor para o trabalho.
Frequentemente, você não precisa de educação além de um diploma do ensino médio para trabalho administrativo, embora um diploma universitário não dure. As habilidades duras, no entanto, são normalmente as melhores ferramentas para se ter, como digitar e conhecer os equipamentos de escritório e os programas de software. Conhecer o seu caminho em torno de um sistema telefônico complicado também ajuda.
Traços de um bom oficial de escritório
Além das habilidades difíceis mencionadas, existem várias habilidades leves ou características que são importantes para o trabalho de um oficial clerical.
Habilidades organizacionais: Um dos traços mais importantes possuídos por um oficial clerical são excelentes habilidades organizacionais. Você deve acompanhar reuniões, mensagens, suprimentos, orçamentos e muito mais. Um escritório eficiente é muitas vezes o resultado de um grande funcionário administrativo.
Tomando uma decisão: Se você trabalha como oficial clerical, precisará priorizar tarefas e, às vezes, tomar decisões para o seu empregador. Bom julgamento e decisões bem pensadas são ótimas habilidades para se ter.
Bom com pessoas: Secretários e assistentes administrativos são muitas vezes as primeiras pessoas que você vê quando entra em um grande escritório. Eles são a linha de frente da defesa e a primeira impressão de toda a operação. Eles também interagem com clientes, clientes e funcionários. Eles devem se comunicar de forma eficaz, criar um ambiente de trabalho positivo e ter experiência em lidar com os clientes.
Habilidades de escrita. A comunicação escrita é uma habilidade fundamental de oficiais administrativos que devem responder a e-mails, redigir memorandos e se comunicar com gerentes, funcionários e clientes. Boa gramática, prosa fluida e um tom profissional são todos obrigatórios nas comunicações escritas.
Salário
Embora muitos achem o trabalho de um oficial clerical gratificante e envolvente, ele não paga muito bem a menos que você se torne um assistente executivo. Em maio de 2016, o salário médio anual para secretários e assistentes administrativos foi de US $ 37.230. Este é o salário em que metade dos trabalhadores em uma ocupação ganha mais do que essa quantia e metade ganha menos. Os 10% mais baixos ganharam menos de US $ 22.930, mas os 10% mais altos ganharam mais de US $ 62.230.
