As empresas gerenciam suas finanças usando um dos dois sistemas de contabilidade: contabilidade de exercício ou contabilidade de caixa. A principal diferença está em quando você "reserva" suas receitas e despesas - ou seja, quando sua empresa relata em seu balanço e em seus impostos, que recebeu dinheiro ou gastou dinheiro. Cada sistema tem seus pontos fortes e fracos.
Contabilidade de caixa
Contabilidade de caixa, ou base de caixa, é o método contábil mais simples. É semelhante à maneira como um lar típico gerencia seu talão de cheques. Na contabilidade de caixa, você registra a receita apenas quando recebe dinheiro, independentemente de quando forneceu os bens e serviços que geraram a receita. Da mesma forma, você registra suas despesas quando realmente paga por bens e serviços, independentemente de quando o encomendou ou recebeu o que quer que você esteja pagando.
Contabilidade de exercício
No regime de competência ou acréscimo, você registra a receita assim que realiza o negócio que produzirá a renda, independentemente de quando você espera que o dinheiro venha. E você registra suas despesas assim que assume a obrigação de pagar. para algo, independentemente de quando você realmente recebe.
Em ação
Digamos que você tenha um restaurante e precise de 100 libras de tomates. Você chama seu fornecedor de produtos e faz um pedido de 100 libras a 1 dólar por libra. Se você estiver usando o método contábil de acumulação, você reservará essa despesa de US $ 100 assim que assumir a obrigação - o dia em que pedir os tomates ou o dia em que eles forem entregues, dependendo do acordo com o fornecedor.. Se você estiver em uma base de caixa, você não reserva a despesa até que a conta venha e você pague os $ 100.
Quanto à renda, digamos que alguém ligue e queira reservar a sala de banquete do seu restaurante para a próxima sexta-feira, que custa US $ 500. Em uma base de acumulação, você reservaria os $ 500 como receita imediatamente. Em regime de caixa, você terá que esperar até que o cliente realmente garanta o dinheiro para a reserva.
Prós e contras
A contabilidade de acréscimo dá uma melhor noção do ritmo do seu negócio - que site de consultoria jurídica e de negócios, Nolo, chama de "fluxo e refluxo de renda e dívidas de negócios". Se você está fazendo negócios estáveis, ou se sua empresa está expandindo ou encolhendo, isso aparecerá no ritmo de suas receitas e despesas reservadas. No entanto, a contabilidade de exercício pode ocultar problemas de fluxo de caixa, porque seu balanço mostrará a receita que ainda não chegou. Com a contabilidade de caixa, você sempre sabe quanto dinheiro tem a qualquer momento. Mas isso pode lhe dar uma visão distorcida do estado do seu negócio, porque um mês de "sucesso" não é necessariamente aquele em que você faz muito trabalho gerando receita, mas sim aquele em que você é pago pelo trabalho já feito.. A contabilidade de caixa também pode mascarar dívidas não pagas.
