As Regras de Ordem de Robert são uma diretriz amplamente aceita sobre como os grupos devem conduzir reuniões e tomar decisões juntos. Como registro oficial do que acontece em cada reunião, as atas são um recurso crucial em qualquer processo de tomada de decisão em grupo. As atas de uma reunião não são necessariamente empolgantes, mas devem ser claras e fáceis de entender. Existe um método preciso para manter os minutos de acordo com as Regras de Robert; Seguindo esta fórmula, fica mais fácil para os futuros leitores acompanhar e entender os procedimentos e seus resultados.
Início das Regras de Ordem de Robert
Cada conjunto de atas de reuniões, de acordo com as Regras de Ordem de Robert, deve incluir os mesmos detalhes, que darão ao leitor uma compreensão geral do propósito da reunião. Sempre comece com um primeiro parágrafo que inclua:
- O tipo de reunião, seja regular, especial, anual, adiada regular ou não.
- A data, hora e local da reunião. Se todas as reuniões forem realizadas no mesmo local, omita esse detalhe
- O nome da organização que está se encontrando
- Confirmação de que o presidente e o secretário da organização estão presentes na reunião. Se não forem, dê os nomes dos indivíduos que substituem cada um deles
- Indicar se as atas da reunião anterior foram lidas e aprovadas. Se a reunião anterior não foi uma reunião regular, adicione a data dessa reunião.
O corpo principal da acta
A maioria do registro restante será preenchida com detalhes sobre a reunião. A secretária que estiver anotando a reunião pode gravar a reunião e preparar o registro mais tarde, para garantir um registro justo e completo de todos os detalhes da reunião. Mantenha sempre um método de gravação secundário, como um laptop ou notebook, além de canetas e papel, caso o método principal falhe.
Inclua todos os pontos de discussão oficiais na reunião. Tome notas detalhadas sobre:
- Quaisquer moções feitas na reunião, juntamente com o nome da pessoa que fez a moção.
- Movimentos trazendo uma pergunta antes do corpo na reunião.
- A redação final e disposição de todas as moções.
- Informações sobre cada voto, incluindo o voto nominal, o voto contado ou o voto.
- Se a assembléia entrou em um quase-comitê ou um comitê do todo, e resultados deste ato.
- Todos os pontos de ordem e apelos, juntamente com a sua disposição, além de quaisquer razões que foram dadas pela mesa para cada decisão.
- Um registro de quaisquer comentários desordeiros que um membro possa ter feito, resultando na cadeira nomeando-o como sendo desordenado.
- Todas as outras discussões oficiais realizadas na sala.
Finalizando a ata da reunião
O parágrafo final de sua ata deve incluir qualquer observação de encerramento feita pela mesa, bem como a hora em que a reunião é oficialmente adiada. Se houver algum palestrante convidado na reunião, registre seus nomes e o tópico de suas apresentações neste último parágrafo. Assine as atas da reunião e peça ao seu presidente que assine também. A assinatura do secretário de gravação é uma evidência legal da autenticidade deste documento, por isso é crucial que você o assine antes de arquivá-lo ou passá-lo para outras pessoas.
