"Regras de Ordem de Robert", um livro de regras do procedimento parlamentar, pode ajudar as organizações a realizar reuniões mais eficientes. As reuniões são presididas por um presidente, responsável pela administração da reunião, aplicando as regras do livro e indicando quem pode falar em horários específicos. Seu primeiro dever como presidente é nomear uma secretária, que criará um registro escrito do que acontece durante a reunião. Depois que a secretária é escolhida, a reunião começa.
Comece a reunião dizendo: “A reunião acontecerá”. O grupo pode querer compartilhar uma cerimônia de abertura, como uma invocação ou recitação da Promessa de Fidelidade.
Peça ao secretário que leia as atas de uma reunião anterior, se houver, ou pergunte se há alguma correção nas atas se elas foram compartilhadas com os membros antecipadamente. Se não houver correções, aprove os minutos para torná-los parte do registro oficial dos eventos da reunião.
Peça aos membros para relatar sobre funções ou atividades específicas, como o relatório do tesoureiro. Se forem feitas recomendações, poderão ser necessários procedimentos parlamentares adicionais - debater ou votar, por exemplo -. Caso contrário, a reunião avança para abordar outros relatórios.
Abordar negócios inacabados somente se uma reunião anterior tiver terminado quando ainda houver itens a serem discutidos. Traga-os na ordem em que foram originalmente programados.
Pergunte ao grupo se há novos negócios para discutir.Qualquer participante pode “reivindicar a palavra” para discutir novos negócios.
Encerre a reunião dizendo: “Como não há mais assuntos, a reunião é encerrada.”
Dicas
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Solicite uma cópia do livro de regras completo e do guia conciso de uma biblioteca ou compre cópias para sua organização, para que você possa procurar informações rapidamente sobre a execução de reuniões sem problemas.
