As Regras de Ordem de Robert são o guia definitivo de como conduzir uma reunião pública. Escrito primeiramente por Henry Martyn Robert em 1876, o livro e suas edições subseqüentes são baseadas no procedimento parlamentar atual.
As atas de uma reunião são os registros oficiais do que aconteceu naquela reunião. Eles são a documentação de moções, votos e relatórios de comitês. Na maior parte, as atas são um registro do que é feito em cada reunião, em vez do que é dito.
De acordo com as Regras de Ordem de Robert, as atas das reuniões devem ser lidas e aprovadas no início de cada reunião subseqüente. Se houver um tempo excepcionalmente longo entre as reuniões - ou se a leitura das atas for impraticável - as atas poderão ser aprovadas, com o consentimento do corpo, pelo Presidente e pelo comitê executivo.
Envie minutos para aprovação.
Normalmente, um erro na ata pode ser levado à atenção do Presidente. Ele aprovará a correção informalmente.Se houver alguma controvérsia em relação à correção, deve-se votar se aprova a emenda proposta à ata.
Faça uma anotação detalhada se um erro nos minutos precisar ser corrigido.
Corrija o texto das atas que foram aprovadas. De acordo com as Regras de Ordem de Robert, a ata da reunião em que as correções são feitas deve declarar as atas (da reunião anterior) "foram aprovadas como corrigidas".
Para corrigir um erro nos minutos após a aprovação, um membro deve fazer uma moção para "Alterar algo adotado anteriormente".
Insira a formulação exata da moção para "Emenda a algo previamente adotado" na ata da reunião em que a moção foi levantada - e se foi aceita ou negada.
