O atendimento lento de pedidos pode reduzir a qualidade do atendimento ao cliente que sua empresa pode oferecer. Um serviço ao cliente de qualidade inferior acabará afetando a lucratividade financeira do seu negócio. Obter aprovações para ordens de compra processadas da forma mais rápida e eficiente possível significa que sua empresa terá os suprimentos necessários para manter as coisas fluindo em tempo hábil. O uso do cliente de e-mail do Microsoft Outlook para enviar solicitações de aprovação de pedidos de compra pode ajudar a agilizar o processo de compra de suprimentos ou produtos de atacado e, ao mesmo tempo, garantir que você siga os procedimentos de compra apropriados.
Preparar um pedido
Vá para a página de modelos do Microsoft Office "Compra e venda" e escolha um modelo. Certifique-se de que você pode abrir, editar e salvar o modelo em um programa no seu computador. Crie modelos usando o Microsoft Excel, o Microsoft Word ou outro programa aplicável.
Selecione “Abrir” quando clicar no botão “Download” do seu modelo selecionado para abrir o modelo no programa designado. Personalize o modelo para atender às suas necessidades e salve-o no seu computador.
Crie e salve seu próprio modelo personalizado se você não gostar de nenhum dos modelos disponíveis na Microsoft. Se necessário, você pode usar os modelos da Microsoft como um guia.
Crie um “Novo documento” baseado no seu modelo usando o menu do programa. Usar um atalho não fornecerá acesso a modelos. Preencha o documento e salve-o no seu computador.
Use um programa financeiro para enviar um pedido se for assim que você criar seus pedidos. Alguns programas financeiros, como o QuickBooks, têm integração com o Microsoft Outlook, para que você possa enviar um pedido de compra para aprovação diretamente do programa.
Exportar ordens de compra de software financeiro sem integração do Microsoft Outlook usando planilha ou formato de palavra, se possível. Se isso não for possível, imprima o pedido de compra concluído como um documento PDF e salve-o no seu computador.
Envie um pedido
Abra o Microsoft Outlook e clique no botão "Novo" no canto superior esquerdo para abrir uma nova mensagem.
Vá para a guia "Inserir". Clique em "Anexar arquivo" e navegue até o pedido para selecioná-lo. Clique no botão "Inserir" para anexá-lo ao email.
Defina o tamanho da fonte para 14 e a cor da fonte para preto. Digite "Revisei e aprovou o pedido de compra anexo:". Inicie uma nova linha.
Defina o tamanho da fonte para 11 e a cor da fonte para cinza. Digite “Revise o pedido de compra anexo e responda a este e-mail. Digite abaixo "Y- Seu Nome" para aprovar o pedido ou "N- Seu Nome" para rejeitar o pedido. Nota: A resposta deve vir da conta de email para a qual foi enviada.
Pule quatro linhas e defina o tamanho da fonte para 14 e a cor da fonte para preto. Digite “ Eu não estou autorizado a aprovar este pedido de compra.” Inicie uma nova linha.
Defina o tamanho da fonte para 11 e a cor da fonte para cinza. Digite “Responder ao remetente. Coloque um X no campo acima se você não tiver autorização para aprovar este pedido de compra e, se souber quem é, inclua o nome, por exemplo, X - Bill Smith. ”
Dicas
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Imprima uma cópia de um e-mail de pedido de compra aprovado e anexe-o à fatura da compra para documentar que a compra foi autorizada.
Aviso
Obter uma assinatura física é mais seguro do que uma aprovação por e-mail porque outra pessoa pode obter acesso à conta de e-mail da pessoa se ela estiver conectada o dia todo.
