Ter um controle sólido sobre as finanças da sua empresa é uma parte importante da administração de um negócio. Isso inclui gerenciar não apenas o caixa da empresa, mas também sua dívida. Embora existam várias maneiras de fazer isso, uma das mais eficazes é usar um sistema de contabilidade de débito e crédito. Você entende o significado de débito e crédito? Mais importante, você entende as diferenças entre esses dois termos em referência ao seu negócio e como eles são diferentes do que você está acostumado como consumidor?
Se você é um pouco confuso sobre as diferenças entre crédito e débito, você não está sozinho. Dito isto, quanto mais você entender sobre créditos e débitos, melhor compreensão terá sobre como sua empresa gasta seu dinheiro. Se você quiser realmente controlar as finanças da sua empresa, mas não tiver certeza sobre essa área, o melhor lugar para começar a aprender é com a definição de débito e crédito.
O que é débito?
Os débitos são transações que sua empresa faz e que custam dinheiro. Isso pode parecer simples, mas é um tópico mais complexo do que alguns imaginam. Existem vários tipos de débitos no mundo dos negócios, e confundi-los pode atrapalhar seus livros se você não for cuidadoso. Felizmente, há uma maneira fácil de lembrar os tipos mais comuns de débitos, para que você não se deparasse com esse problema.
Se você tiver problemas para manter o controle do que é um débito, pense na palavra DEAL. Você pode usar isso para lembrar que todos os débitos são Desvios, Despesas, Ativos ou Perdas. Neste caso, "empates" são saques em dinheiro ou qualquer outro dinheiro não contabilizado que sai do seu negócio. "Despesas" são despesas operacionais, incluindo custos como serviços públicos e folha de pagamento. "Ativos" refere-se ao dinheiro gasto na aquisição de ativos físicos, equipamentos ou imóveis. "Perdas" são exatamente o que parecem, investimentos que vão para o sul ou outras situações que fazem com que a empresa perca dinheiro.
Essencialmente, qualquer dinheiro que saia da sua empresa é um débito. Se você quiser ter certeza, você pode usar este mnemônico para verificar. Você pode facilmente lembrar que o dinheiro retirado do caixa é um débito, assim como o dinheiro gasto em uma nova impressora, um novo espaço de escritório ou a aquisição de outros ativos. Folha de pagamento, impostos e outras despesas comerciais também se qualificam como débitos, assim como o dinheiro perdido quando um grande investimento empresarial cai.
Então, se os débitos são o dinheiro que sai do seu negócio, o que isso faz créditos?
O que é crédito?
Como consumidor, você pode pensar em crédito como uma linha de dívida garantida ou não garantida contra a qual você toma emprestado; Estes são mais comumente vistos em cartões de crédito e outras linhas de crédito. A definição de crédito na contabilidade é diferente, no entanto. Quando você está falando sobre as finanças da sua empresa, um crédito é uma coisa boa; é o dinheiro que entra na sua empresa, semelhante a como um débito é o dinheiro que sai da sua empresa.
Tal como acontece com a definição de débito, há um mnemônico útil para acompanhar o que constitui um crédito no mundo dos negócios: MENINAS. O G significa "ganhos", que representam aumentos no preço das ações da empresa. OI significa "renda", que é o dinheiro que entra na sua empresa e não é contado como ganho ou receita. Isso também significa que R significa "receita", que é dinheiro obtido através de vendas ou serviços. O L é para "passivos", que é a renda derivada de um empréstimo ou outra dívida de uma fonte externa. O S é para "capital acionário", que é o dinheiro que os acionistas colocaram na empresa por meio de investimentos.
Assim como os débitos são todo o dinheiro que sai do seu negócio, os créditos são todo o dinheiro que entra. Se você não tiver certeza, aplique seu mnemônico e veja se o dinheiro atende a uma das categorias de um crédito. Renda de vendas de novos produtos? Verifica. Um novo empréstimo para cobrir sua expansão de negócios? Verifica. Existe um aumento no investimento dos acionistas que leva a um aumento no preço total das suas ações? Isso é um cheque em duas categorias diferentes.
Então, agora que você descobriu quais são os débitos e os créditos, para que sua empresa deve usá-los?
Quando as empresas usam débito x crédito
O uso de débito versus registro de crédito é parte da técnica conhecida como contabilidade de dupla entrada. Ao dividir os fundos entrantes dos fundos que saem, fica mais fácil entender o que está acontecendo em seu livro contábil. Os débitos são registrados em uma única coluna na planilha, enquanto os créditos são listados em uma coluna separada ao lado da coluna de débito. Essa estrutura de duas colunas permite que você veja rapidamente quando o dinheiro está saindo de sua empresa e quando ela está chegando.
Dentro do sistema de entrada dupla, cada transação é listada separadamente em sua própria linha. Se a transação representar um débito, o valor da transação será gravado na coluna de débito dessa linha. Se ele representa um crédito, o valor da transação é gravado na coluna de crédito. Nenhuma entrada deve ter algo escrito nas duas colunas; Se uma transação resultaria, de alguma forma, em um débito e em um crédito, os dois aspectos da transação devem ser gravados em linhas separadas, para que o débito e o crédito sejam registrados por conta própria.
Os totais dos créditos e os débitos no seu razão são calculados separadamente. Isso não só ajuda a evitar erros matemáticos que podem ocorrer ao tentar combinar créditos e débitos individuais em um único total, mas também facilita a visualização de quanto dinheiro está entrando e saindo.
Depois de calcular os totais de seus débitos e créditos, calcule o patrimônio total de sua empresa subtraindo o total de débito de seu total de créditos. Se você tiver mais débitos do que créditos, acabará com patrimônio negativo que requer fundos adicionais para cobrir; Isso pode significar a liquidação de alguns ativos, assumindo dívidas adicionais ou retirando fundos de poupança ou outros investimentos da empresa. Se você tem mais créditos do que débitos, no entanto, você tem fundos extras para usar em expansões, financiando a compra de novos ativos ou fazendo novos investimentos no futuro da sua empresa.
O que significa nota de crédito?
Uma coisa que é importante aprender quando se lida com o tópico de débitos e créditos comerciais é a nota de crédito. Você pode pensar nisso como algo de uma fatura reversa. A nota de crédito é dada ao seu negócio por um fornecedor ou alguém em uma posição semelhante quando emitem um crédito. Isso pode ser resultado de mercadorias danificadas que precisam ser devolvidas ao fornecedor ou de uma chamada de serviço insatisfatória, mas são apenas exemplos de ocasiões em que uma nota de crédito pode ser emitida.
A nota de crédito em si é um recibo, identificando o motivo pelo qual o crédito está sendo emitido e quem autorizou o crédito. Os créditos associados às notas de crédito geralmente vêm na forma de "crédito na loja" ou estruturas de crédito semelhantes, dando à sua empresa uma quantia fixa de crédito pré-pago com o fornecedor ou prestador de serviço no seu próximo pedido ou chamada. A nota de crédito serve como documentação deste valor pré-pago e é usada pelo seu departamento de contabilidade para anotar a transação como um crédito no seu razão. Depois de fazer um pedido, fazer uma chamada de serviço ou usar o crédito, um débito é registrado no seu razão para indicar a transação que usa o crédito mencionado na nota.
Vale a pena notar que as notas de débito também existem e atuam de maneira oposta às notas de crédito. Se uma empresa emitir uma nota de débito, ela se refere a um problema de devolução ou serviço que eles tiveram com sua empresa. Para honrar a nota de débito, você deve processar um reembolso de devolução ou emitir crédito pré-pago para o valor da nota. Naturalmente, em uma situação em que alguém está insatisfeito com um item ou serviço prestado por sua empresa, é mais provável que você forneça uma nota de crédito em vez do indivíduo que está elaborando uma nota de débito. Como resultado, as notas de crédito são muito mais comuns e mais prováveis de serem usadas no curso de suas transações comerciais.
Considerações sobre crédito comercial
O conceito de créditos, em relação aos débitos, é importante para a contabilidade das empresas. Infelizmente, às vezes isso leva a um pouco de confusão para aqueles que não estão familiarizados com contabilidade de dupla entrada. Por causa dos diferentes significados associados à palavra "crédito", é importante abordar o tópico das linhas de crédito e outras formas de crédito estendidas às empresas também. Isso não só lhe fornece as informações de que você precisa se for solicitado a distinguir entre as duas, mas as responsabilidades também são consideradas um crédito na contabilidade de dupla entrada.
Cartões de crédito empresariais e linhas de crédito são semelhantes àqueles com os quais você está familiarizado com o consumidor, mas são emitidos para o próprio negócio em vez de para um indivíduo. Se a sua empresa for relativamente nova, talvez seja necessário fornecer informações pessoais e enviar uma verificação de crédito para garantir o crédito comercial, pois a maioria dos credores não está disposta a conceder crédito a uma empresa que não tem histórico real. Nesse caso, eles usam a qualidade de crédito do proprietário como forma de estabelecer crédito. Isso cria responsabilidade pessoal para você, mas às vezes isso não pode ser evitado. À medida que sua empresa se torna mais estabelecida e faz negócios com um ou mais bancos, ela aumenta sua credibilidade. Nesse ponto, você pode solicitar cartões de crédito corporativos e outros produtos de crédito emitidos com base unicamente na reputação comercial e seus ativos.
É essencial que esses produtos de crédito sejam registrados como créditos no seu razão, mesmo que eles representem a dívida na realidade. Eles são uma expansão do poder de compra de sua empresa e, portanto, são considerados pelo seu livro contábil como sendo o mesmo que o dinheiro no mesmo valor. As compras feitas com os produtos de crédito ainda são registradas como débitos, é claro, e a redução em seu crédito disponível é registrada no razão pelo fato de que o débito reduziu seu patrimônio total disponível (que incluiu o valor de sua linha de crédito quando você adicionou esse montante como crédito.)
Os pagamentos mensais em suas linhas de crédito serão adicionados como despesas quando as contas entrarem, reduzindo ainda mais o patrimônio à medida que você fizer pagamentos sobre elas. Observe que você não adiciona o pagamento de volta ao patrimônio depois que ele é processado, embora o crédito disponível tenha se expandido. Mesmo que você tenha mais crédito disponível, você ainda tem menos dinheiro na mão porque você teve que fazer o pagamento em primeiro lugar. Isso mantém seu patrimônio balanceado à medida que você paga suas linhas de crédito, já que cada pagamento exigirá dinheiro de verdade. Você não adicionará linhas de crédito como crédito contábil, a menos que sua empresa abra uma nova linha.
