Antes da era dos sistemas financeiros informatizados, todos os processos contábeis eram realizados manualmente, usando papel e lápis. Algumas pequenas empresas ainda usam essa metodologia antiga, também conhecida como sistema de contabilidade manual. Os conceitos por trás dos sistemas manual e computadorizado são os mesmos, apenas a mecânica mudou.
Benefícios
O método contábil manual é muito mais barato que um sistema informatizado. Algumas pessoas não se sentem à vontade para trabalhar com computadores e têm melhor desempenho com o sistema de papel e lápis. O sistema manual funciona, mesmo se a eletricidade estiver desligada - ao contrário da maioria das configurações do computador. Outro benefício do sistema manual é que não há corrupção ou duplicação de dados, como às vezes acontece com o software de contabilidade. Como a contabilidade manual é simples e não requer conhecimentos de informática, as empresas podem contratar funcionários por menos dinheiro, uma grande vantagem para as pequenas empresas.
Almofadas de papel
Antes de planilhas e softwares informatizados, os contadores utilizavam blocos de papéis impressos com colunas. A primeira coluna à esquerda geralmente é estreita e é usada para datas, enquanto a segunda coluna, a mais larga da página, é usada para descrições. Os blocos de contabilidade apresentam quatro ou mais colunas - cada coluna é separada por linhas duplas que percorrem a página. Os pads geralmente são impressos em papel verde claro ou branco com um espaço para cada dígito, minimizando a confusão devido à escrita manual. As linhas nos blocos refletem transações comerciais, como transações de vendas ou estoque.
Revistas
Revistas são usadas para facilitar o processo de contabilidade manual. Estas são almofadas de finalidade específica para um determinado processo. Você poderia ter um diário para todas as suas transações de recebimento de caixa, por exemplo. Quando ocorre uma venda, você escreve a transação no diário como um único item de linha. Ao final de uma semana ou de um mês, você soma as transações e faz um lançamento contábil no razão geral - um crédito para vendas e um débito em dinheiro.
Erros
Ao usar um sistema de contabilidade manual, você precisa ter uma estratégia para localizar e corrigir erros de maneira eficiente. Geralmente, você encontra um erro quando compila um balancete e não balança - débitos não equivalem a créditos. Nesse caso, verifique se os saldos em seus diários e lançamentos estão corretos. Você poderia executar uma fita de calculadora e anexá-la a cada página dos diários e razão geral, certificando-se de que os totais estejam corretos. Você também deve revisar o balancete por razoabilidade e comparar os números com seu último balanço, procurando diferenças que possam ser erros.
