Para a maioria das pessoas, a decepção é uma parte da vida. O sentimento é tão comum que muitas pessoas engolem a emoção sem reclamar, alimentando lentamente um crescente grupo de ressentimentos. Eles podem dar desculpas para a parte infratora, dizendo a si mesmos “Eles estão fazendo o melhor que podem”. Isso pode ser verdade, mas um pouco de crítica construtiva nunca fez mal a ninguém. As empresas e outras entidades que recebem cartas de decepção logo percebem que é do seu interesse abrir espaço para melhorias. Como diz o ditado: "A roda estridente recebe a graxa".
Organize seus fatos. A pessoa ou empresa para quem você está escrevendo a carta de decepção não pode melhorar seus negócios ou práticas pessoais se você não explicar claramente como ela falhou. Antes de escrever a carta, tenha uma lista de casos em que se sentiu desapontado, organizado em ordem cronológica. Se você tiver uma documentação oficial de outras fontes, também tenha as informações úteis antes de começar sua carta.
Liste suas queixas. Explique claramente quais foram suas expectativas e como elas não foram atendidas. Use documentação de outras fontes, se necessário.
Explique como as mágoas fizeram você se sentir. Por exemplo, se você estiver escrevendo para uma empresa de fast food sobre o serviço ao cliente repetidamente rude, explique que isso faz com que você sinta que seu dinheiro e seu patrocínio não são valorizados em sua organização.
Seja gentil.Lembre-se de que o objetivo da carta é ajudar uma pessoa ou organização a melhorar, não degradá-la. Você está simplesmente apontando maneiras pelas quais você acha que elas poderiam ter um desempenho melhor. Ao escrever uma carta de decepção a uma empresa, lembre-se de que a pessoa que estiver lendo a carta provavelmente não será a pessoa com a qual você tem a queixa. Não seja rude ou desagradável; mantenha o tom do tipo carta ou, no mínimo, profissional.
Faça sugestões para melhorias. Agora que você apontou o problema, ajude-os apontando para soluções.
Apresente suas demandas. Se você acha que merece a restituição por sua experiência, uma carta de decepção é o lugar para perguntar. Quer esteja a pedir um reembolso direto ou um serviço com desconto ou gratuito no futuro, indique que o cumprimento das suas exigências irá ajudá-lo a manter-se como cliente.
Digite a letra. Apresentação profissional de sua decepção permitirá que o destinatário saiba que você é sério.
Faça cópias da carta. Caso sua carta seja perdida, torne-se uma questão de disputa ou se torne a primeira em uma longa cadeia de cartas de decepção, você deve ter uma cópia para seus registros. Se você estiver incluindo outros documentos com sua carta, faça cópias desses documentos e envie as cópias. Mantenha sempre os documentos originais para você.
