Seja você uma nova organização sem fins lucrativos que deseja mudar o mundo ou um pequeno grupo que tenta levantar fundos para uniformes de bandas escolares, aceitar e processar doações em dinheiro pode ser complicado. Arrecadadores de fundos bem-intencionados não precisam fazer muito para entrar em sérios problemas com a Receita Federal, por isso, use dicas neste guia para economizar tempo e esforço, estabelecendo práticas financeiras rigorosas. Descubra como processar doações em dinheiro, abrir uma conta corrente e usar a Internet para dar presentes em dinheiro para que seu grupo possa ajudar os outros, em vez de explicar repetidamente como os esforços do grupo estão sendo financiados.
Abra uma conta bancária em nome da sua organização ou causa. Isso normalmente requer documentação, portanto, traga sua carta patente, estatutos, artigos de incorporação e outros tipos de documentos que possam ser usados como prova da missão e dos princípios de sua organização.
Mandar dois assinantes para todas as transações em dinheiro com sua conta bancária. Essa "assinatura dupla requerida" não custa mais para ser implementada, mas ajuda muito os doadores e membros a garantirem que sua organização está em alta.
Elabore um "formulário de doação em dinheiro" padrão e exija que cada doador presente preencha um para cada vez que uma contribuição for feita. Este formulário deve incluir o nome do doador, endereço e outras informações de contato, um local para o valor em dinheiro, data e também deve especificar os termos sob os quais a doação - total ou parcial - é permitida como um baixa fiscal. Adicione uma linha para a assinatura da pessoa que aceita a doação.
Qualifique cada presente em dinheiro para ter certeza de que ele se encaixa na missão da sua organização. Certifique-se de que não haja "strings" anexadas e de que não haja conflito de interesses ou de compensação entre a contribuição antes que seu grupo a aceite.
Concordar com um método padrão para processar doações de caixa de contribuição. Use o que é chamado de sistema de contagem de duas mãos, exigindo que pelo menos dois membros do grupo testemunhem todas as transações da caixa de doações. O controle físico dessas caixas deve ser rigorosamente monitorado. Mantenha um registro detalhado dos horários, datas e pessoas contando, transferindo, depositando ou movendo de outra forma os fundos da caixa de doações.
Defina limites de relatório para doações em dinheiro para criar verificações e balanços legais. Alguns grupos exigem consenso antes que um valor definido possa ser aceito (por exemplo, US $ 1.000) para que determinados interesses especiais sejam monitorados em nome do grupo.
Considere o uso de um serviço de terceiros, como o Pay Pal, para processar presentes em dinheiro. Nenhum site é necessário (embora muitos clubes achem que é fácil vincular-se ao Pay Pal por meio de um link de página inicial) e os apoiadores podem fazer doações seguras de seus bancos ou cartões de crédito. A trilha de papel é abrangente e fácil de usar. O Pay Pal também pode configurar assinaturas mensais automáticas para doadores frequentes.
Configure as planilhas do Excel (ou outro programa de software de banco de dados) para rastrear todos os recebimentos de caixa. Divida as doações em caixa, cheques, transações com cartão de crédito, recursos do Pay Pal e receitas auxiliares de receita para acompanhar de onde o dinheiro do grupo está vindo para futuros esforços de marketing.
Trabalhe com um banqueiro ou contador se a sua associação não incluir um membro da equipe confortável com as finanças. Sempre envie uma carta de agradecimento aos doadores imediatamente após a doação em dinheiro ter sido recebida. Esse toque extra, quando enviado em tempo hábil, lembra o doador de sua contribuição, fala muito sobre a gratidão do grupo e prepara o terreno para futuros apelos de campanha.
