Um Sistema de Informações Gerenciais ou MIS é usado pelas empresas para coletar, compilar e analisar informações. Hoje, um MIS é altamente integrado aos sistemas de computadores de uma empresa, geralmente envolvendo bancos de dados com grandes quantidades de dados. Embora o tipo de informação usado possa variar de uma empresa para outra e até mesmo entre departamentos, o papel dos sistemas de informação gerencial é quase sempre o mesmo: melhorar as operações, as estratégias e a tomada de decisões.
O papel do MIS hoje
A quantidade de informação disponível para qualquer empresa hoje pode ser esmagadora. Como essa informação é gerenciada e, portanto, aproveitada para melhores decisões depende das metas e objetivos do seu negócio. Assim como duas pessoas não usam seus celulares para as mesmas coisas, duas empresas não usam o MIS da mesma maneira. Para entender as funções dos sistemas de informações gerenciais em uma organização, é melhor visualizá-las em quatro níveis diferentes: transações, operações, gerenciamento e estratégia.
O papel do MIS nas transações
O gerenciamento de informações começa no nível da transação, onde as informações são coletadas e armazenadas. Isso significa decidir quais informações são importantes o suficiente para serem coletadas e armazenadas. Por exemplo, se sua empresa vende roupas on-line, você provavelmente registraria as informações do cliente, incluindo nomes, endereços e histórico de compras. Depois que essas informações forem compiladas, elas fornecerão informações sobre as informações demográficas e as preferências de seus clientes. No entanto, se você também gravou itens que eles pesquisaram, itens que eles navegaram por mais de alguns segundos e itens que eles removeram de seus carrinhos de compras, você teria muito mais informações que poderiam lhe dizer como melhorar suas vendas.
Mesmo no nível da transação, um MIS pode ter um papel vital em sua organização. Suponha que um cliente ligue para perguntar sobre um item.Se o representante do serviço de atendimento ao cliente tiver o histórico de transações do cliente na ponta dos dedos, ele poderá ajudá-lo mais facilmente ao saber imediatamente o nome do cliente, o histórico de compras e o histórico de devoluções. Sabendo que o cliente está ligando de Nova York ou Los Angeles, o representante pode prever com mais facilidade quanto tempo um item levará para ser enviado.
MIS em Operações e Gerenciamento
Ter informações precisas e oportunas pode ajudar todas as operações de uma empresa a tomar decisões melhores e garantir que tudo corra bem. Sabendo exatamente quantos pedidos foram feitos, o departamento de produção saberá quanto trabalho eles têm que fazer hoje.
As informações usadas no nível de operações geralmente andam lado a lado com melhores decisões de gerenciamento. Por exemplo, se o gerente do depósito souber que 500 clientes pré-encomendaram um item que deve chegar na sexta-feira, ele pode decidir que alguns funcionários cheguem no sábado para reduzir a carga de trabalho da segunda-feira. Ao mesmo tempo, o departamento de contabilidade saberá que haverá um fluxo de caixa quando as ordens do cartão de crédito de segunda-feira forem processadas. O departamento de marketing poderá determinar quais campanhas publicitárias foram responsáveis pelo volume desses pedidos e quais devem ser usadas novamente.
O papel do MIS na estratégia de negócios
Um sistema de informações gerenciais bem otimizado pode compensar as operações e as decisões administrativas. Como proprietário de uma pequena empresa, você pode revisar as compras no ano passado para determinar quais mercados explorar em seguida. Por exemplo, suponha que seu site de varejo originalmente vendesse vestidos e outras peças de roupa e, no ano passado, você começou a oferecer sapatos com uma boa margem de lucro. Hoje, no entanto, os vestidos representam muito poucas vendas e uma alta porcentagem de retornos. As vendas de calçados vêm aumentando constantemente. Ao mesmo tempo, os desenvolvedores da Web apontaram que "bolsas" e "cintos" agora são os itens de pesquisa mais populares em seu site. Com base nessas informações, você tem as informações necessárias para eliminar os vestidos e começar a oferecer esses acessórios procurados a seus clientes.
