Conhecer o seu público é fundamental para escrever uma carta para apresentar sua empresa ou organização. Sua intenção é outro fato essencial ao escrever uma comunicação empresarial eficaz que transmita ao leitor a finalidade e a estrutura da organização. O propósito de uma carta introdutória varia de anunciar a chegada da sua empresa no mapa da comunidade a uma organização de caridade que pede apoio financeiro e em espécie de doadores e voluntários.
Aliste o executivo mais graduado de sua empresa, bem como alguém familiarizado com conceitos de marketing ou um membro da equipe responsável pela comercialização da organização para criar uma carta de apresentação. O executivo ou fundador da sua empresa pode fornecer informações sobre o objetivo da empresa e por que ela foi fundada, e seu guru de marketing pode lançar luz sobre como atrair a base de clientes da empresa.
Vote no melhor formato para a sua carta de apresentação. Se a sua organização tiver uma rede de mídia social forte e uma base de clientes que prefere a comunicação tradicional, redija duas versões de sua carta de apresentação. Crie uma mensagem que se torne viral e outra mais apropriada para disseminação impressa.
Construa seu primeiro parágrafo com o público em mente. Apelo aos filantropos com uma abertura como "Todos os anos, a Fundação ABC ajuda milhares de mulheres deslocadas a reconstruírem suas vidas". No entanto, os futuros empresários apreciarão a inclinação empreendedora de uma introdução que explica o início humilde da organização, como "a XYZ Corporation começou na garagem de Steve Wilson como hobby duas décadas antes do americano médio poder comprar um computador doméstico". Use o resto do seu primeiro parágrafo para descrever a origem ou a fundação da sua organização.
Faça o rascunho do segundo parágrafo de sua carta de apresentação para explicar o que sua empresa ou organização faz - se você treinar trabalhadores subempregados ou desempregados, descreva os tipos de treinamento profissional que você oferece. Da mesma forma, se você vender produtos para mercados globais, descreva as muitas nações que sua empresa impacta distribuindo seus produtos para clientes em todo o mundo.
Crie uma imagem da estrutura da sua organização em seu terceiro parágrafo. Evite simplesmente se referir a um organograma - sua carta de apresentação não deve ter anexos. Descreva a equipe de liderança executiva e como cada membro da equipe participa do desenvolvimento da estratégia da empresa. Informe seus leitores sobre as funções departamentais de sua empresa e como os departamentos interagem. Reconheça seu capital humano; explique como as qualificações e os conhecimentos de seus funcionários e como eles contribuem para o sucesso da organização. "Os funcionários da XYZ Corporation combinam 75 anos de experiência em redes de computadores e desenvolvimento de software" é um exemplo de reconhecimento da experiência profissional de seus funcionários.
Encerre sua carta em um quarto parágrafo reafirmando o propósito de sua apresentação. Se você é novo na comunidade empresarial, convide clientes e até mesmo outras empresas a visitar sua loja ou visitar seu website. Para uma carta de apresentação que peça doação, reitere o propósito da sua organização, seus sucessos passados e peça doações. Envolva seus leitores para descobrir mais sobre sua empresa e organização.
Prepare uma linha de assinatura para o mais alto executivo ou líder de organização de sua empresa. Desde que seja viável, prepare cópias da carta para assinaturas individuais e originais - elas acrescentam um toque pessoal e caloroso à comunicação empresarial.
