A documentação do funcionário é importante por vários motivos. A documentação justifica as ações de emprego, desde o recrutamento e seleção até a renúncia, aposentadoria ou demissão. Treinamento e desenvolvimento e remuneração e benefícios também fazem parte da documentação do funcionário. A manutenção de documentação precisa e completa dá suporte aos objetivos de recursos humanos, como planejamento de sucessão e promoção interna. A documentação dos funcionários, quando preparada com cuidado, de maneira confidencial e de acordo com as políticas da empresa, é a espinha dorsal de um departamento de recursos humanos.
Recrutamento e seleção
Mesmo que seu processo de recrutamento e seleção comece com o envio de inscrições on-line por meio de um sistema de rastreamento de candidatos, a documentação ainda é um componente importante do processo de contratação. No mínimo, o processo de contratação inclui exibições preliminares por telefone, entrevistas presenciais e avaliações de entrevistadores. A documentação é essencial para este processo - tomar notas durante entrevistas pessoais é praticamente um requisito para ajudar a tomar uma decisão sábia de contratação. Além disso, se você quiser passar as qualificações de um candidato para outro gerente de contratação, será útil compartilhar suas anotações de entrevista. As notas da entrevista contêm suas avaliações e opiniões pessoais. Portanto, a menos que anotações do processo de recrutamento e entrevista contenham escores de testes ou reformulem certos fatos sobre o conjunto de habilidades do candidato, esse tipo de documentação geralmente não se torna parte do arquivo pessoal. É importante ressaltar que a documentação do funcionário também confirma a elegibilidade do emprego.
Treinamento e desenvolvimento de funcionários
A documentação do desempenho do funcionário é importante para manter a satisfação no trabalho, a produtividade e o engajamento. Seu sistema de gerenciamento de desempenho inclui vários componentes, como descrições de cargos, feedback informal, treinamento, ação disciplinar e avaliações anuais de desempenho. Todos esses componentes exigem documentação para que seu sistema de gerenciamento de desempenho permaneça no caminho certo. A falta de documentação está próxima da falta de comunicação nessa área. Os funcionários dependem de feedback para inspirar motivação e elevar o moral dos funcionários. Sem documentação, os funcionários não possuem as ferramentas necessárias para atender às expectativas do empregador.
Compensação e benefícios
A documentação dos funcionários é um elemento essencial de sua estrutura de remuneração e benefícios. Sem esse tipo de documentação, é impossível rastrear os salários dos funcionários, os aumentos de mérito, os bônus de final de ano e as deduções obrigatórias e voluntárias. A documentação também mantém o status de benefícios dos funcionários, como opções de assistência médica, assistência dependente e contas de gastos flexíveis. A divisão de folha de pagamento registra grande parte da documentação do funcionário nessa área; no entanto, o seu diretor de privacidade tem acesso exclusivo a toda a documentação médica para preservar a natureza confidencial das informações dos funcionários.
Fim de emprego
Quando o mandato de um funcionário com a empresa chega ao fim, a documentação é extremamente importante. Independentemente do motivo, você deve preparar e arquivar documentos que documentam essa ação empregatícia. Se você rescindir um funcionário, a documentação justificará sua decisão. A alta de funcionários relacionada a mau desempenho, violações de políticas ou má conduta grave exige documentação para apoiar a rescisão involuntária. Caso o funcionário decida registrar uma reclamação por descumprimento indevido, a documentação pode proteger os ativos da empresa se a reclamação for encaminhada para um litígio. Se um funcionário se aposentar ou renunciar, é necessária documentação para continuar os benefícios de saúde e renda.
