A maioria das empresas prepara um plano de negócios anual que inclui uma previsão financeira, também chamada de orçamento da empresa. O plano ou orçamento é uma ferramenta de gestão para fornecer orientação estratégica para a empresa. Ele mostra quais etapas são necessárias para implementar as estratégias que foram escolhidas - e quanto essas etapas ou ações custarão - e prevê as receitas e o lucro que se espera que resultem de sua implementação. Quando os resultados financeiros reais ficam disponíveis, geralmente no final de cada mês, esses resultados são comparados com os números orçados nos relatórios comparativos de orçamento.
Preparação
Os resultados financeiros reais são preparados pelo departamento de contabilidade de uma empresa. Os orçamentos podem ser preparados também pela contabilidade, ou pode haver um departamento financeiro especializado em planejamento e análise encarregado da preparação do orçamento. Os orçamentos são projetados para estar no mesmo formato das demonstrações contábeis mensais, portanto, as comparações dos resultados reais ao orçamento são mais fáceis. Esses sistemas são tipicamente automatizados, portanto, uma vez inseridos os números do orçamento, os relatórios de comparação são criados automaticamente assim que as informações contábeis se tornam disponíveis.
Valor
As variações entre os números orçados e reais revelam informações importantes para a administração da empresa sobre o desempenho do negócio. Idealmente, o orçamento foi cuidadosamente preparado para que a previsão seja a mais precisa possível do que a empresa conseguirá alcançar no próximo ano. Quando os relatórios de comparação de orçamento mostram variações significativas, isso significa que as suposições usadas para preparar o orçamento estavam erradas ou o ambiente de negócios mudou do que era esperado. Os relatórios de comparação de orçamento permitem que a equipe de gerenciamento identifique rapidamente onde os problemas estão ocorrendo.
Análise e interpretação
Em grandes empresas com muitos departamentos e várias divisões, o volume de demonstrações contábeis produzidas pode ser enorme, o que significa que o volume de relatórios de comparação de orçamento também é grande. O pessoal de contabilidade ou finanças coleta esses dados e prepara relatórios resumidos para a alta administração revisar. Esses relatórios, preparados a cada mês, incluem uma discussão narrativa dos resultados e uma análise das razões das variações mais significativas. O relatório tem gráficos e gráficos para ilustrar as principais tendências que a alta gerência precisa revisar e discutir. No caso de despesas maiores do que o orçamento, os analistas encarregados de preparar os relatórios de comparação de orçamento muitas vezes precisam voltar aos lançamentos contábeis daquele período para descobrir as razões específicas dos desvios. Analisar os desvios de receita envolve determinar se as vendas unitárias estavam abaixo do orçado ou o preço médio ganho por unidade era menor do que o previsto.
Ação corretiva
Depois de revisar os relatórios de comparação de orçamento, a gerência sênior deve determinar se as variações são significativas o suficiente para garantir que as ações corretivas sejam tomadas. Uma questão é se as variâncias eram eventos incomuns únicos ou parte de um padrão recorrente. Se as vendas de um produto ficarem abaixo do orçamento por vários meses, uma mudança na estratégia de marketing poderá ser feita para colocar as vendas de volta nos trilhos. Alternativamente, o déficit de receita pode ser devido a fatores além da capacidade de controle da empresa, como uma recessão econômica geral. A resposta nesse caso pode ser reduzir as despesas orçadas para reduzir a diferença entre o orçamento e os resultados reais nos próximos meses.A alta administração trata de despesas superiores às orçadas, reunindo-se com os gerentes cujos departamentos foram responsáveis pelas variações e perguntando por que elas ocorreram.
