Manter a documentação adequada para ajudar sua empresa a funcionar sem problemas pode ajudá-lo a evitar uma auditoria de receita no final do ano. Se você enfrentar uma auditoria de receita, a documentação apropriada pode facilitar o processo. Manter todos os seus recibos de compras, despesas, doações e extratos bancários junto com as extensões tributárias arquivadas pode ajudá-lo com o processo de auditoria.
Receita Bruta
Recibos brutos são derivados da venda de seus produtos ou serviços. Estes incluem suas fitas de caixa registradora, boletos bancários, livros de recibos, faturas, recibos de recibos de cartão de crédito e qualquer 1099-MISC que você pagou para empreiteiros autônomos. Manter esses documentos é necessário para ajudar você a arquivar seus impostos mais tarde para mostrar renda para sua empresa. Alternativas aceitáveis para o Internal Revenue Service (IRS) durante uma auditoria, se você não tiver um recibo, como um cheque cancelado, é uma declaração da instituição financeira com o número do cheque, valor do cheque, nome do beneficiário e a data em que o valor foi lançado pela instituição financeira. Se o pagamento foi feito por transferência eletrônica de fundos (EBT), a declaração deve mostrar o nome do beneficiário, o valor e a data em que o valor foi transferido pela instituição financeira. Para cartões de crédito, o extrato deve mostrar o valor cobrado, o nome do beneficiário e a data em que a transação foi processada.
Compras e Despesas
Qualquer compra de negócios deve ser acompanhada por um recibo na forma de boletos de cartão de crédito, faturas pagas, cheques cancelados e boletos de caixa registradora. Uma despesa é uma compra que sua empresa faz e que não é revendida como um bem ou serviço, como móveis de escritório ou computadores. Mantenha todos esses recibos em um lugar onde você possa acessá-los imediatamente.
Extratos da conta bancária
Extratos de conta bancária para o ano fiscal fiscal devem ser arquivados com seus recibos brutos, compras e despesas. As declarações fazem o backup do que o negócio pagou e aceitou no ano fiscal. Um ano fiscal é de 12 meses consecutivos que terminam no último dia de qualquer mês que não seja dezembro.
Retorno de imposto sobre folha de pagamento
O valor que você pagou aos seus funcionários como cheques ou depósitos diretos também será necessário. A declaração de imposto sobre os salários deve incluir todos os impostos federais e locais, bem como a contabilização de retenções na conta de aposentadoria. Os impostos sobre os salários dos funcionários devem ser mantidos pelo menos quatro anos, que é o tempo exigido pelo IRS.
Manutenção de Registros
A manutenção de registros sugerida pelo IRS inclui a manutenção de um talão de cheques de negócios, um resumo diário e mensal de seus recebimentos, um registro ou registro de qualquer desembolso de cheques, qualquer compensação de empregado e uma planilha de depreciação. Outra dica do IRS é manter seu talão de cheques de negócios separado do seu talão de cheques pessoal. Isso é feito para manter as despesas pessoais separadas das despesas comerciais. Mantenha todos os registros para o seu negócio, pelo menos, o montante mínimo exigido pelo IRS e todas as declarações fiscais anteriormente apresentadas.
Funcionários
Manter um registro de todos os seus funcionários, tanto do passado quanto do presente, com seus números de Seguro Social, informações de contato e seus formulários I-9 e W-4 é uma exigência da Receita Federal. O formulário I-9 verifica se o funcionário está legalmente apto para trabalhar nos Estados Unidos. O formulário W-4 é preenchido para o Certificado de Provisão de Retenção de Empregado, que permite estimar quanto deve ser retido do salário do empregado no gráfico do formulário.
