Os departamentos de contabilidade normalmente "fecham" os livros ao final de um período contábil, geralmente mensalmente. Os fechamentos de final de trimestre e de fim de ano são particularmente significativos porque esses períodos também representam os prazos de relatório de comissões de títulos e câmbio para empresas de capital aberto. Os relatórios financeiros são gerados nos períodos de trimestre e de final de ano para serem usados pela administração e pelos acionistas para tomar o pulso da empresa. Onde contas "perto de" dependem da natureza do sistema de contabilidade usado e do tipo de conta.
Fechamento de contas
No final de cada período contábil, os contadores trabalham para fechar as contas temporárias do período. Toda conta é alimentada no razão geral onde as contas permanentes ou reais são mantidas. Contas reais são aquelas definidas pelo que aparece no balanço patrimonial: contas de ativos, passivos e patrimônio líquido. Essas contas nunca fecham, pois seus saldos são transportados para o próximo período. Contas temporárias começam com um saldo zero a cada mês após o fechamento.
Contas de Distribuição, Receitas e Despesas
Contas de distribuição e receita são contas usadas para coletar informações durante todo o período cujo saldo final do mês fecha para a conta permanente apropriada. Cada uma dessas contas começa com um saldo zero no início do mês e, depois de transferir a atividade do mês na forma de um número, zera no fechamento. As contas de receita incluem toda a receita gerada para o período específico. As contas de despesas incluem todas as várias despesas categorizadas de forma independente, como aluguel, serviços públicos, folha de pagamento e muito mais. As contas de distribuição lidam com distribuições para acionistas e são consideradas contas de "patrimônio líquido".
Contas de distribuição
Uma conta de distribuição representa a atividade de distribuições feitas durante o mês. Isso pode incluir pagamentos de capital aos acionistas ou dividendos aos acionistas. Contas de distribuição perto da conta de lucros retidos. A atividade mensal é capturada na conta de distribuição e inserida na conta de lucros acumulados no final do período contábil. A conta de distribuição (pode ser chamada por qualquer nome, dependendo do sistema contábil da empresa) inicia o mês com saldo zero. Se não houver atividade no mês, nada será transferido. Se houver atividade, o saldo final será transferido para a conta de lucros acumulados.
Lucros acumulados
A conta de lucros acumulados representa o capital próprio dos acionistas de uma empresa. É uma conta permanente iniciada no momento da constituição da empresa e inclui os ganhos cumulativos da empresa reduzidos por quaisquer pagamentos a parceiros e acionistas. A cada mês, a distribuição de pagamentos de capital fecha nesta conta. O saldo nessa conta é o que a empresa ganhou, mas ainda não pagou aos acionistas. Os acionistas podem optar por não receber pagamentos de dividendos, e podem permitir que o valor de suas ações aumente. A conta de lucros acumulados é paga ano a ano, e um saldo de crédito nessa conta permite que a empresa se posicione financeiramente para atender aos custos crescentes de fazer negócios.
