Com tantas declarações de políticas quanto organizações para fazê-las, essas declarações esclarecem a intenção, descrevem os meios pelos quais uma empresa administra a política e define os detalhes dela. As declarações de política servem para proteger uma organização contra mal-entendidos que possam levar a comportamento não autorizado ou ações judiciais. Cada declaração de política deve incluir sua finalidade, definições de terminologia, a própria declaração e as etapas para implementá-la.
Objetivo da Política
A primeira parte de uma declaração de política declara sua finalidade. Uma organização pode ter muitas declarações de política. Por exemplo, em recursos humanos, uma declaração de política pode cobrir a atitude da empresa em relação a vestimenta apropriada, porque a empresa deseja projetar uma determinada imagem para seus clientes. Outra declaração de política de RH pode detalhar a política de viagens de funcionários da empresa. Pode conter o que a empresa paga e o que ela não paga. Na mesma empresa, uma declaração de política do departamento de marketing pode descrever a política da empresa na encomenda de arte gráfica e fotografia.
Terminologia Definida
A segunda parte de uma declaração de política fornece as definições de palavras-chave ou interpretações de terminologia na política. Depois disso, a política pode incluir uma lista das pessoas às quais a política se aplica, a pessoa dentro da empresa que tem a responsabilidade de monitorar a adesão à política e como e a quem os recursos podem ser direcionados em caso de divergências. Com as políticas internas da empresa, você geralmente encontra os procedimentos ou as etapas para administrar a política após a terceira parte da política.
A declaração de política
A terceira parte de uma declaração de política descreve toda a política, como a empresa a aplica, quem ou o que está isento das disposições da declaração de política, a maneira pela qual mal-entendidos e infrações devem ser remediados, e por quanto tempo a política permanece efeito. Ao usar declarações de política em um manual do funcionário, por exemplo, uma empresa pode evitar confusão entre seus funcionários, detalhando claramente o que é esperado dos funcionários em situações específicas.
Funções de política
As declarações de política também funcionam como gatekeepers. Se uma pessoa deseja pintar seu escritório de laranja, por exemplo, uma declaração de política definindo cores de logotipo da empresa como cores de escritório padrão permite que seu supervisor evite um confronto desagradável simplesmente entregando uma cópia da declaração de política que define isso. Declarações políticas claras podem diminuir o risco de conflito e remover a oportunidade de aplicação seletiva injusta de regras.
Procedimentos Políticos
Além dos manuais de funcionários da empresa, os departamentos individuais podem ter suas próprias declarações de política que reflitam a adesão a regras ou requisitos legais. Nos departamentos de contabilidade de empresas que vendem ações, o departamento de contabilidade deve aderir aos princípios contábeis geralmente aceitos estabelecidos pelo governo ao preparar demonstrações financeiras para revisão pública. Uma maneira de garantir que o pessoal de contabilidade siga essas regras e leis é um conjunto de declarações de política que descrevem a maneira pela qual o departamento adere a essas regras.
