O mundo dos negócios está cheio de reuniões longas e chatas. Se a sua reunião for focada e objetiva, todos que comparecerem apreciarão isso. Seja uma reunião semanal da equipe ou uma conferência do setor, o planejamento e a preparação podem fazer a diferença entre uma sessão produtiva ou um par tedioso de horas.
Tem um objetivo
A reunião será mais rápida e mais focada se você tiver um motivo para segurá-la. Mesmo que seja uma reunião semanal regular, será mais produtivo se você tiver uma meta específica. Elabore uma agenda abordando os tópicos que você deseja abordar. Atenha-se à agenda: se alguém trouxer um tópico não relacionado, diga-lhes para falar sobre isso com você após o término da reunião.
Convidar seletivamente
Não convide pessoas que não precisam estar lá. Se tudo que você precisa de alguém é uma atualização em seu último projeto, você pode obter isso em um email. Manter a reunião em um tamanho razoável mantém as coisas mais ordenadas e focadas. Também libera mais pessoas para realizar um trabalho produtivo.
Prepare seus participantes
Envie sua agenda antes da reunião, para que todos saibam o que esperar. Se você convocar a reunião para lidar com um desenvolvimento recente - uma mudança na lei, um atraso do projeto - inclua as informações básicas na agenda. Dessa forma, todos estarão prontos e você terá mais tempo na reunião para abordar o desenvolvimento.
Encontre o espaço certo
Encontre uma sala grande o suficiente para que todos que comparecerem possam se sentar confortavelmente. Espremer pessoas ou caçar cadeiras distrai, incomoda e faz você parecer despreparado. Confirme se a sala tem algum equipamento que você precisa e que está funcionando. Isto é particularmente importante se a reunião incluir uma apresentação de slides ou se alguém vai comparecer por telefone ou videoconferência.
Orientar a reunião
Agendas não são mágicas. Muitas reuniões começam com um objetivo, então os participantes se desviam para tangentes. Se você está hospedando, cabe a você orientar o navio de volta ao curso. Se seus convidados incluem clientes ou gerência superior, você terá que fazer isso com um toque delicado, mas precisa ser feito. Encerre a reunião no horário agendado.
Ajude as pessoas a relaxar
Você não quer fazer uma reunião tão apertada que todos se sintam no campo de treinamento. Providencie um suprimento de lanches e bebidas não alcoólicas. Permita algum tempo no início para conversas triviais, já que as pessoas naturalmente gostam de se encontrar umas com as outras. Só não deixe correr para o ponto que atrasa o negócio em mãos.
