Todas as empresas devem manter algum tipo de livro contábil no caso de um coletor de impostos ou um agente do IRS vem bater. Um livro contábil pode ser mantido em um programa de planilha eletrônica como o Microsoft Excel, mas a beleza de um livro contábil físico é sua portabilidade. Você pode levar o livro para casa toda noite ou levá-lo aos investidores para lhes dar uma imagem de como a empresa está se saindo financeiramente. Também é aconselhável manter um livro contábil para despesas pessoais, como uma espécie de registro de verificação glorificado.
Desenhe seis linhas verticais na primeira página do livro de registros, deixando sete colunas. Note-se que alguns livros de contabilidade vêm pré-preparados, mas ainda podem ser alterados por caneta.
Etiquete as sete colunas "Data", "Descrição", "Crédito", "Débito", "Saldo", "Número de cheque" e "Aprovação".
Use a primeira linha do livro de registros para registrar o saldo inicial. Em descrição, escreva "Saldo inicial" (e "Saldo adiantado" nas páginas subseqüentes) e informe o valor inicial na coluna "Saldo".
Registre todas as vendas, contas a receber ou pagamentos na coluna "Crédito", listando a data e uma descrição nas colunas apropriadas detalhando por que o dinheiro foi recebido.
Registre todas as compras, contas a pagar e contracheques na coluna "Débito", listando a data e uma descrição detalhando por que o dinheiro foi distribuído. Liste o número do cheque na coluna "Número do cheque". Ter um gerente ou contador inicial sob a coluna "Aprovação".
Manter o saldo atual após cada transação de crédito e débito para obter uma imagem de onde a empresa está financeiramente e para certificar-se de que os números de verificação subseqüentes estão sendo usados e que nenhum cheque foi roubado.
Mantenha recibos para todas as transações. Salve um talão de cheque para pagamentos e faturas para pagamentos. Coloque esses recibos em um envelope pardo para acompanhar o livro de registro. Arquivar os itens fora mensalmente junto com uma cópia do arquivo do livro daquele mês.
Dicas
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Anote todas as transações no momento da transação. Você não quer ficar com dias de créditos e débitos para registrar no final do mês.
