O agrupamento de contas a pagar é o processo de agregar as faturas a serem pagas em grupos ou lotes e fazer uma entrada nos registros contábeis para todo o lote de faturas, em vez de entradas de diário individuais para cada recebedor. O processamento em lote é uma técnica comum usada para reduzir entradas de diário e ajuda o sistema de informações contábeis a operar com mais eficiência. No entanto, os procedimentos de lotes também têm desvantagens.
Redução de Transações
O principal benefício em transações de contas a pagar em lotes é uma redução de entradas no sistema contábil. Empresas com alto número de transações de baixo valor em dólar podem ver rapidamente milhares de débitos e créditos em contas de despesas. Esse nível de detalhe no razão de contas a pagar é desnecessário e cria uma carga de processamento para o sistema contábil computadorizado. Ao agrupar transações em uma base diária ou semanal, esse ônus é aliviado.
Criação de uma trilha de auditoria
Quando as transações são processadas diariamente e os pagamentos são feitos por transferência bancária, é simples para os supervisores contábeis reconciliarem as quantias de saque diárias para as saídas de caixa do extrato bancário, já que os extratos bancários freqüentemente listam os totais diários das transações. Além disso, seleções aleatórias de faturas pagas podem ser feitas e rastreadas em lotes, e o extrato bancário para garantir que os valores registrados sejam precisos.
Análise Rápida
Os lotes diários e semanais de transações permitem que os contadores analisem rapidamente os valores de tendência de pagamento por dia. Cada lote de pagamento representa a mesma unidade de tempo; Os outliers são facilmente localizados listando os totais diários dos lotes e investigando valores altos ou baixos. No entanto, os lotes dificultam a detecção de saídas de caixa anormais. Se a empresa estiver preocupada com grandes pagamentos em dinheiro sendo feitos sem autorização, os supervisores podem instituir políticas para incluir assinaturas duplas em grandes quantidades.
Dificuldade na Reconciliação
Uma possível desvantagem para o recebimento de contas a receber pode ser uma dificuldade na reconciliação. Se os contadores da empresa não forem diligentes em registrar quais transações compõem cada lote, a reconciliação de pagamento pode ser difícil, se não impossível. Se essa fraqueza existir, pode ser fácil para os funcionários cometerem fraudes ou fornecedores contestarem que receberam pagamento.
