No mundo de hoje, você pode se comunicar profissionalmente usando vários métodos. É importante conhecer as regras da correspondência comercial adequada para cartas, e-mails e cartões comemorativos. Pequenos erros podem fazer a diferença entre impressionar a pessoa que recebe sua correspondência e ofendê-lo. Além disso, é útil saber quando um e-mail será suficiente versus uma letra digitada ou uma nota manuscrita.
Letras Tradicionais
Imprima letras tradicionais em papel timbrado usando um material mais pesado ou texturizado. O papel timbrado deve incluir o nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail do remetente. Se o papel timbrado não estiver disponível ou a carta for pessoal, o título adequado para a pessoa ou pessoas que enviaram a carta deve aparecer no canto superior esquerdo. Por exemplo, se você e seu cônjuge estiverem enviando uma carta de reclamação para uma empresa, inclua o seguinte:
Sr. e Sra. John A. Doe 123 Main St. Anywhere, EUA 555-555-5555 [email protected]
Em seguida, liste o destinatário da sua correspondência e o endereço na margem esquerda. O nome e endereço devem ser formais, incluindo seus títulos e designações.
A data vem a seguir no formato escrito, por exemplo: 23 de junho de 2010. Abaixo da data, inclua uma linha referenciando o assunto da carta, usando o formulário "RE: (reference)".
A saudação é a próxima e deve refletir seu relacionamento com a festa. Se você estiver no primeiro nome, cumprimente-a com "Querido" e inclua seu primeiro nome. Se a carta for enviada para um departamento ou para um destinatário desconhecido, use "Prezados Senhores" ou "Prezado Senhor ou Senhora:" ou até "A quem possa interessar".
Todas as cartas comerciais devem fechar formalmente. A melhor escolha para um final profissional é simplesmente "Sincerely" ou "Best Regards". Evite finais com babados.
Anotações manuscritas
Uma nota manuscrita é apropriada em muitas situações de negócios, como agradecimentos, parabéns por conquistas como formaturas, partos familiares, promoções e condolências.
O envelope deve incluir o nome formal e endereço do destinatário. Seu endereço de retorno deve aparecer no verso do envelope, embora possa ir no canto superior esquerdo da frente.
O cartão deve incluir uma saudação familiar com base no seu relacionamento. Se você estiver em uma base de primeiro nome, use o primeiro nome. Se não, escolha uma saudação respeitosa que se ajuste ao sentimento.
Mantenha o corpo da nota curto e escreva ou imprima com nitidez em tinta azul ou preta. Se você não tem caligrafia decente, encontre alguém que tenha.
Chegue ao ponto. Se você está dizendo obrigado, escolha uma frase ou duas que lembre o destinatário do que você está agradecendo, mas não seja muito detalhado. Se você está parabenizando alguém, inclua para que e, se apropriado, como você recebeu a informação. Se o envolvimento de um cliente estiver no jornal, por exemplo, prenda o anúncio e inclua-o no cartão ou faça referência a ele em sua nota.
Termine a nota com "Sincerely". Assine a carta com seu nome e título formal se você estiver menos familiarizado com o destinatário. Se você está mais familiarizado, seu primeiro nome é apropriado.
O email
E-mail apresenta um novo assunto de debate para os modos de comunicação empresarial. A primeira regra é saber que seu destinatário aceita ou prefere correspondência por email.
Apresentar um perfil de email respeitável. Seu endereço e a linha de assunto devem ser identificáveis e refletir seu status comercial ou profissional. Por exemplo, se você estiver enviando e-mail para os clientes, deve ser "[email protected]" em vez de "[email protected]".
Não há necessidade de um endereço interno como nas letras tradicionais, portanto, comece com a saudação, que deve refletir seu relacionamento com o destinatário e ser o mais formal possível. Um e-mail comercial comum é a falta de uma saudação simples, que informa ao destinatário que o e-mail é destinado a ele.
Não use um email para resolver um problema de negócios que deve ser tratado pessoalmente. Evite confrontos por e-mail e lembre-se de que os e-mails duram para sempre em discos rígidos e servidores e podem ser usados em juízo.
Evite divagar nos e-mails comerciais. Se você precisar incluir muitos detalhes, crie um documento para eles e anexe-o em vez de colocá-los no corpo do email.
Evite emoticons, gírias de computador, pontos de exclamação ou pontos de interrogação mais de uma vez e bloqueie a tampa. Se você tiver dúvidas sobre o conteúdo ou o formato, tente imprimi-lo em papel timbrado e avaliar seu profissionalismo. Se não parecer profissional no papel, não é profissional em um email.
Faça o profissional de encerramento com "Thank You" ou "Sincerely". Sua empresa e suas informações de contato devem estar em sua assinatura de e-mail. Uma assinatura escaneada ou eletronicamente formatada é aceitável. Se você normalmente usa uma cotação, slogan ou outras informações, avalie como isso é apropriado para situações de negócios.
