Para novos donos de empresas, o gerenciamento de arquivos de computador é uma tarefa muitas vezes adiada ou mesmo ignorada. No entanto, a maioria das empresas trabalha com, salva, recupera e armazena muitos dados na forma de arquivos de computador. Se esse for o caso da sua empresa, você precisará de uma estrutura de arquivos viável, uma abordagem para nomear arquivos que seja fácil de entender e muito mais. Um forte processo de criação, armazenamento, organização e backup ajudará você a expandir seus negócios à medida que ele cresce.
Dicas
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O gerenciamento de arquivos de computador é um processo forte de criação, armazenamento, organização e backup para as informações da sua empresa, que o ajudará a expandir seus negócios à medida que ele cresce.
Por que o gerenciamento de arquivos é essencial para o seu negócio
Se você está lançando um novo negócio, é tentador ignorar o gerenciamento de arquivos. Você provavelmente não tem muitos arquivos de computador para começar, e há, sem dúvida, muitos outros assuntos urgentes que exigem sua atenção.
No entanto, tomar o tempo para estabelecer um sistema inteligente de gerenciamento de arquivos desde o início paga dividendos para os próximos anos. Um sistema escalonável e organizado para arquivos crescerá com sua empresa, mantendo seus arquivos seguros e bem ordenados, mesmo que o número desses arquivos aumente exponencialmente.
Como alternativa, adiar o gerenciamento de arquivos cria um sistema confuso e inviável que custa tempo e eficiência. A adoção de um sistema adequado nesse ponto será extremamente dispendiosa e, geralmente, envolverá consultores de alto preço e equipamentos adicionais.
Um sistema de gerenciamento de arquivos que seja facilmente compreendido, simples de se trabalhar e simples de expandir é um recurso de negócios valioso.
Criando uma estrutura de arquivos
A maneira como sua empresa escolhe organizar arquivos de computador afetará as funções diárias, o gerenciamento de projetos e as relações com os clientes nos próximos anos. Se você não conseguir localizar e recuperar o documento certo rapidamente, sua empresa poderá perder clientes ou sua reputação.
A melhor maneira de organizar arquivos varia de empresa para empresa. Pense primeiro em como sua empresa criará e trabalhará com documentos antes de selecionar uma abordagem organizacional ou hierárquica.
A estrutura interna de arquivos pode ser ampla e superficial ou estreita e profunda. A primeira abordagem cria inúmeras pastas de nível superior e menos subpastas. Isso pode resultar em vários documentos sendo armazenados em várias pastas. A segunda abordagem aloja várias pastas dentro de pastas pai. Estruturas híbridas também podem ser criadas para encontrar um equilíbrio entre esses dois tipos de hierarquias. A preferência pessoal e a necessidade de negócios devem ditar a abordagem específica.
Com o aumento dos serviços de gerenciamento de arquivos que ajudam a localizar os arquivos com mais facilidade por meio da pesquisa, algumas pessoas e empresas abandonaram completamente as pastas de arquivos e despejaram todos os seus documentos em uma única pasta mestre. Isso é desaconselhável. Qualquer empresa criará mais documentos em um ano do que pode ser prontamente gerenciado por essa estrutura plana. É importante criar algum tipo de estrutura organizacional de arquivos que ajude a categorizar seus arquivos, o que, por sua vez, os torna mais fáceis de localizar.
Qualquer sistema que você escolha implementar deve ser fácil de usar, seguro e confiável. Pense em quem criará e trabalhará com esses arquivos e, em seguida, considere como suas necessidades de trabalho podem ser melhor atendidas com uma estrutura de arquivos.
Outro aspecto importante da facilidade de uso é a acessibilidade. Se seus funcionários de documentos principais precisarem acessar documentos em dispositivos móveis, é importante pensar em como esses documentos serão listados, acessados e trabalhados nesses dispositivos quando você estabelecer uma política de gerenciamento de arquivos. Além disso, você adotará uma abordagem de gerenciamento de arquivos que mantém os arquivos sincronizados em todos os dispositivos.
Por fim, inclua planos de backup de arquivos em seu sistema de gerenciamento de arquivos. Idealmente, você deve criar várias cópias de backup de seus arquivos. Esses backups devem ser armazenados em vários computadores, pelo menos um deles não está localizado nas instalações do local de trabalho. Certifique-se de especificar quem faz backups, com que frequência e com que tecnologia no sistema de gerenciamento de arquivos do seu computador.
Encontrando os arquivos de computador que você precisa
Convenções de nomenclatura e estrutura de arquivos devem ajudar a localizar e recuperar rapidamente o documento correto quando necessário. Nomes de arquivos que contêm séries aleatórias de alfanuméricos, ou mesmo convenções como "DATA + NOME DO CLIENTE", podem ser confusos e dificultar a recuperação.
Os nomes dos arquivos devem fazer sentido para todos os usuários e identificar prontamente o tipo, propósito e conteúdo básico de cada arquivo.
Além de uma convenção de nomenclatura de arquivos consistente, considere adicionar um sistema de gerenciamento de arquivos. Este é um tipo de aplicativo de computador que ajuda a armazenar e organizar arquivos. Ele pode oferecer recursos que permitem rastrear proprietários e usuários subsequentes, data de criação e última modificação e outros dados que podem ajudá-lo a trabalhar e manter seus arquivos.
Os serviços de gerenciamento de arquivos, como o Dropbox e o Google Drive, podem ajudar você fornecendo um layout e uma interface mais fáceis de pesquisar. Em vez de lembrar de estruturas de arquivos complicadas ou convenções de nomenclatura, você pode simplesmente procurar pelo que precisa.
Colocar a política da sua empresa por escrito
Depois que a estrutura e as convenções de nomenclatura forem decididas, crie um documento de rascunho para o seu negócio descrevendo todas as especificações para trabalhar com arquivos de computador que você selecionou. Mesmo se você é seu único empregado, isso pode nem sempre ser o caso. Um documento formal descrevendo políticas de gerenciamento de arquivos de computador ajudará se você expandir e contratar funcionários no futuro. Ele também ajudará sua empresa a manter uma abordagem consistente de gerenciamento de arquivos e garantir a segurança de seus valiosos arquivos.
