Para administrar um negócio eficiente, é essencial acompanhar a papelada. Contratos. Propostas Faturas. Contas. Licenças Mesmo no século 21, quando a maior parte da documentação é digital, o gerenciamento de arquivos ainda é necessário para manter suas operações administrativas funcionando sem problemas. Muitos dos princípios do gerenciamento de documentos de negócios permanecem os mesmos, independentemente de seu sistema de arquivamento digital estar em seu laptop ou na nuvem.
Princípios de gerenciamento de arquivos
A lei fundamental do bom gerenciamento de arquivos é que o sistema deve facilitar a localização de documentos. Se não, então não é de uso algum.
Um bom sistema de arquivamento de documentos, seja baseado em um gabinete de aço ou na nuvem, deve tornar o arquivamento menos tedioso e difícil; você não deveria ter que gastar vários minutos apenas para descobrir em qual arquivo o relatório de vendas deste mês entra. Também deve ser fácil recuperar as informações que você deseja. O bom preenchimento não depende das pessoas: se o seu assistente administrativo ou pessoa de TI desistir, o substituto deve ser capaz de descobrir o sistema. As categorias de arquivos devem ser claras e fáceis de identificar. O sistema deve facilitar a identificação e a limpeza de registros inativos.
A flexibilidade também é importante, principalmente com o software. Um sistema de arquivamento de documentos que bloqueia sua empresa em um único fornecedor ou em uma plataforma de computador específica pode se tornar um problema no futuro.
O sistema também deve ser capaz de lidar com o crescimento. Os arquivos acumulam-se inevitavelmente à medida que sua empresa cresce, adiciona novos clientes e expande a equipe. Um bom sistema pode manipular mais dados e armazenamento de documentos do que você espera precisar.
Benefícios do Gerenciamento de Arquivos
Um bom gerenciamento de documentos de negócios pode produzir benefícios concretos para o seu negócio. Arquivamento e recuperação mais rápidos economizam tempo e tornam a equipe mais eficiente e produtiva. Se um sistema reduzir arquivos errados, isso pode economizar muito tempo e problemas. Isto é particularmente verdadeiro se você estiver indo ao tribunal ou passando por uma auditoria: não ter documentos importantes à mão pode levar a um resultado infeliz.
Um sistema eficiente e bem pensado reduz o número de vezes que você precisa comprar equipamentos de arquivamento e a quantidade de espaço necessária para armazená-lo. Também facilita o treinamento de novos funcionários para o arquivo.
Cópia digital e impressa
Usando um sistema de gerenciamento de arquivos digital tem vantagens consideráveis. O arquivamento digital possibilita a pesquisa de documentos por palavras-chave, que podem entregar a documentação necessária em um tempo mais rápido. Um bom sistema tem outras vantagens:
- Ele pode armazenar vários tipos de documentos, como arquivos de processamento de texto, e-mails e PDFs.
- Ele restringe o acesso a documentos confidenciais.
- Monitora quem lê qual documento.
- Se alguém fizer alterações, você poderá rastreá-las. Se necessário, você pode desfazê-los.
- Controlando quando documentos antigos podem ser excluídos.
- É fácil acessar e editar documentos com celulares e outros dispositivos móveis.
Alguns documentos, no entanto, precisam ficar em cópia impressa, mesmo se você digitalizá-los e digitalizá-los. Muitas vezes, as regulamentações exigem que você mantenha cópias de licenças comerciais e autorizações em papel, não apenas no ciberespaço. Outros documentos que podem valer a pena manter em cópia impressa incluem relatórios anuais, "fazendo negócios como" certificados, documentos de seguro e notas promissórias. Dependendo da sua linha de trabalho, pode haver regulamentos específicos sobre o armazenamento de documentos com os quais você precisa lidar.
Documentos físicos correm o risco de serem destruídos por incêndios, terremotos, furacões ou simplesmente um cano que quebra e inunda o escritório. Sua empresa deve tomar medidas para evitar isso:
- Arquive documentos em recipientes limpos, seguros, ambientalmente estáveis e resistentes ao fogo.
- Faça cópias de segurança, seja digital, microficha ou fotocópia.
- Encontre um local para armazenar cópias fora do local, para que, se houver um incêndio ou outro desastre, elas não tenham o mesmo destino que os originais.
- Seu local de armazenamento de backup deve ser um que você possa acessar após um desastre. Uma vantagem do armazenamento em nuvem é que você pode acessar informações em qualquer lugar onde a Internet ainda funcione.
Indexando seus registros
Para obter o máximo de uso de um sistema de arquivamento, ele deve ser indexado de forma eficaz. As categorias padrão podem incluir impostos, contratos, correspondência com clientes, ações judiciais, contas a pagar e contas a receber, por exemplo. Seus papéis e arquivos digitais devem seguir o mesmo esquema de indexação. Isso tornará mais fácil treinar os funcionários para saber onde encontrar documentos.
Regras de Disposição do Documento
Quando você planeja seu sistema de gerenciamento de arquivos, é necessário definir um bom cronograma de retenção de documentos ou as diretrizes de por quanto tempo manter os arquivos. Mesmo com um sistema de arquivamento digital, isso é importante: se o seu negócio continuar e crescer, eventualmente, uma pesquisa por "contrato de matérias-primas" ou algo semelhante pode gerar dezenas de documentos desatualizados.
Sua programação de retenção de documentos deve considerar os requisitos legais e de negócios. Se você tiver documentos relacionados ao seu extrato fiscal, como faturas de cartão de crédito mostrando compras de negócios, o IRS diz que você deve mantê-los no mínimo três anos após o envio do retorno. Esse é o tempo que o IRS normalmente pode olhar para trás e auditar você. Manter registros fiscais de emprego por quatro anos e pendurar em retornos que reivindicam uma despesa de dívidas incobráveis por sete anos.
Regras diferentes se aplicam a registros diferentes. Você pode ter arquivos relacionados à conformidade ambiental, registros da Comissão de Valores Mobiliários e Câmbio, regras federais e estaduais de segurança do trabalho e ações judiciais contra discriminação. Cada regulador tem seus próprios requisitos. Você também precisa de uma política para registros comerciais simples. Por exemplo, você não quer apagar um contrato antes de concluir o trabalho para o qual assinou. Registros relacionados a litígios em andamento não devem ser destruídos, mesmo que isso seja uma vantagem para a empresa.
É de sua responsabilidade, ou de quem administra seu programa, saber quais registros devem ser mantidos e por quanto tempo. Quem lida com registros deve conhecer a política da empresa e treinar todos os seus subordinados. Funcionários regulares também precisam saber disso. Se, digamos, um funcionário enviar ou receber um email que precisa ser arquivado, ele precisará de treinamento suficiente para reconhecer a necessidade.
Para documentos físicos, a fragmentação fornece o nível final de descarte seguro. Para arquivos digitais, você precisa de procedimentos que os excluam além da recuperação. Mantenha um relatório rastreando quais registros você eliminou e quando os destruiu.
Segurança e privacidade
Hackers massivos e violações de dados são um fato rotineiro da vida do século XXI. Isso não significa que eles sejam triviais: uma violação de dados pode prejudicar sua reputação, custar-lhe dinheiro ou desencadear uma onda de ações judiciais ou multas. Até mesmo informações vazando dentro da empresa podem causar problemas. Várias leis federais exigem que você mantenha as informações médicas dos funcionários em sigilo, por exemplo. Se outros funcionários puderem acessar registros confidenciais, você poderá ter um mundo de dor legal.
Como parte da configuração do seu sistema de gerenciamento de arquivos, você precisa implementar uma política de segurança e privacidade. A capacidade do funcionário de ver documentos deve estar em uma base de necessidade de conhecimento. O acesso deve basear-se num sistema de autorização, em vez de confiar apenas nos funcionários para não verem documentos classificados.
É comum compartilhar documentos on-line quando vários funcionários trabalham no mesmo projeto. Isso abre outra janela de vulnerabilidade para a divulgação de informações confidenciais. A criptografia de arquivos ou o uso de um sistema de compartilhamento de arquivos, como o Dropbox, podem ajudar a evitar vazamentos.
Esse é outro motivo para destruir ou excluir arquivos antigos e desnecessários. Mesmo que eles não sejam úteis para o seu negócio, eles podem ter informações confidenciais sobre ex-funcionários ou clientes que não gostariam que fossem divulgados.
Quaisquer que sejam as regras que você adquira, é essencial treinar todos os funcionários não apenas em como arquivar e recuperar dados, mas também em regras de confidencialidade e no cronograma de retenção de registros.
