Um razão geral é um arquivo ou livro no qual uma empresa registra todas as suas transações financeiras. No início de cada ano fiscal, um novo razão geral é iniciado com um saldo inicial. Durante esse ano, o contador ou contador entrará em cada transação, separado em contas designadas. Isso geralmente é feito usando códigos de conta atribuídos pela empresa. Não apenas um livro-razão geral ajuda uma empresa a controlar o dinheiro, mas também ajuda a prever o que será necessário no próximo ano fiscal.
Na primeira célula da planilha ou no espaço superior esquerdo do livro de registro, digite "Código G / L". É aqui que os códigos de conta do razão geral serão inseridos. Cada código de conta é atribuído a um departamento ou categoria específica, como suprimentos de escritório, postagem ou serviços jurídicos.
Na segunda célula da planilha ou no segundo espaço da primeira linha do ledger, insira "Data da fatura". Nesta coluna, a pessoa responsável informará a data em que o crédito ou débito ocorreu. Digite "Número da fatura" na célula a seguir.
Nas próximas três células ou espaços, digite "Solicitado por", "Quantidade de verificação" e "Pago para". A pessoa responsável por manter o livro de registro geral entrará quem solicitou um cheque, por quanto e para quem foi feito. Na célula ou no espaço a seguir, insira "Propósito" para permitir uma descrição detalhada das despesas.
Na célula final ou no espaço contábil da primeira linha, insira "Equilíbrio". Insira o saldo inicial do ano fiscal na primeira célula dessa coluna abaixo do cabeçalho.
Insira uma fórmula para inserir automaticamente o saldo restante na coluna "Saldo", se estiver usando um programa de planilha eletrônica, como o Microsoft Excel. A sintaxe desta fórmula seria "= Último saldo - quantidade de cheque". Se estiver usando um ledger de cópia impressa, a balança precisará ser calculada manualmente.
Dicas
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Se a empresa usar várias subcontas sob um código contábil, como códigos para materiais de escritório cobrados de departamentos específicos, use guias ou planilhas diferentes para cada departamento usando o saldo do orçamento de cada departamento.
