O sistema de faturamento é o coração das contas a receber da empresa. As faturas são preparadas com base nos produtos ou serviços vendidos. Os dados da fatura correspondem a diários de vendas, registros de contas de clientes, saldos de contas a receber e diários de contas em caixa, entre outros registros comerciais.
Eletrônico e Manual
Os sistemas de software usados para faturamento exigem que a pequena empresa insira os dados iniciais antes de imprimir as faturas. Cada sistema exige variáveis diferentes e avisará o usuário sobre o que é necessário. O sistema integrará eletronicamente os dados em contas a receber. Por outro lado, ao configurar um sistema manual, o proprietário ou contador da pequena empresa decide o que é necessário e formula isso como parte do sistema contábil de acordo. Independentemente de a pequena empresa fornecer serviços ou vender produtos, uma das etapas preliminares da configuração de um sistema de faturamento é determinar o que incluir na fatura, além de informações básicas como informações de contato.
Sistema de Numeração
Cada fatura deve conter um número de identificação único baseado na ordem cronológica de vendas ou pelo número do cliente. De qualquer forma, o proprietário da empresa de pequeno porte escolhe, esses números exclusivos podem ser usados para fazer referência a uma fatura específica no futuro.
Corpo da fatura
Na seção de descrição da fatura, o contabilista desejará adicionar informações detalhadas para que o cliente saiba exatamente o que a fatura documenta. Por exemplo, uma fatura de serviço que simplesmente declara "chamada de serviço" é muito vaga para o cliente ou a pequena empresa usar para referência futura. No entanto, se a descrição disser algo mais específico, como "Filtros alterados, ventiladores limpos, ignição testada", tanto o cliente quanto o provedor de serviços sabem exatamente o trabalho executado. Se a cobrança for por serviço ou por hora, esse detalhe deve ser incluído na descrição. Quando a fatura é para produtos, inclua quantidades e preço por unidades. Esta informação corresponde às entradas no diário de vendas.
Termos de crédito
Determine os termos de crédito que os clientes serão oferecidos e inclua isso na fatura. Por exemplo, se o pagamento for esperado prontamente, a fatura deve levar a notação "Líquido vencido após o recebimento". Durante o processo de vendas, se o cliente foi informado de que teria 30 dias para pagar, inclua este como a data de vencimento na fatura.
Juntando Tudo
O sistema de faturamento está completo quando se ajusta ao local adequado no processo de contabilidade. Depois que as faturas forem preparadas, é hora de coletar contas a receber. Uma cópia de cada fatura é enviada para o cliente e a empresa retém uma cópia. O montante faturado é lançado na conta do cliente no diário de vendas. Quando o pagamento é recebido, o valor é deduzido da conta do cliente no diário de vendas e adicionado à conta de caixa da empresa. No final do mês, o proprietário de uma empresa de pequeno porte pode analisar as contas para anotar as faturas pendentes e a necessidade de acompanhamento na busca de pagamento, como o envio de uma segunda cópia da fatura marcada como "vencida".
