Um razão geral (GL) contém cinco seções: ativos, passivos, patrimônio líquido, receita e despesas. Cada uma dessas seções é um livro contábil ou livro contábil separado, portanto, o GL é o que é referido quando se fala sobre os livros da sua empresa. Cada livro contábil contém várias contas, de modo que o seu livro de despesas conterá essas contas: aluguel, telefone, eletricidade, suprimentos de escritório e todas as outras categorias individuais de despesas que você possa ter em sua empresa.
Itens que você precisará
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12 meses de extratos bancários
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Plano de contas (COA)
Organizando seu sistema de contabilidade
Examine seus extratos bancários e faça uma lista de despesas mensais regulares, despesas trimestrais e anuais e outra lista de despesas variáveis, como material de escritório, marketing, entretenimento e viagens. Use essas listas para configurar seu plano de contas.
Estabeleça seu plano de contas. Os diferentes ledgers do COA são tradicionalmente numerados da seguinte forma: 1000-1999 ativos, 2000-2999 passivos, 3000-3999 capital próprio, 4000-4999 receita, 5000-5999 custo de mercadorias vendidas, 6000-6999 despesas com marketing e intangíveis, 7000 -7999 outras receitas, 8000-8999 despesas administrativas, de viagem, de pessoal e diversas empresas.
O livro de despesas de marketing e intangíveis pode incluir despesas gerais de 6000-6099, 6100 publicidade, 6200 taxas financeiras, 6300 doações de caridade, 6400 depreciação, 6500 benefícios de empregados, 6600 impostos, 6700 seguros. Cada categoria será subdividida em subcategorias numeradas, como seguro de diretores e diretores, seguro contra erros e omissões, seguro de responsabilidade civil, seguro de veículo e qualquer outro seguro que você tenha.
O livro-razão de despesas administrativas, viagens, pessoal e diversos pode incluir subcategorias como 8100 aluguel, 8200 utilidades elétricas, 8300 Internet, 8400 telefone, 8500 legal, contabilidade e consultores, 8600 salários & salários, 8650 folha de pagamento, 8700 material de escritório, 8800 reparação e manutenção, e outras despesas de fazer negócios.
Pegue uma das suas contas atuais, uma conta de luz. Marque o seu número de conta contábil. Consulte a categoria administrativa, de viagem, pessoal e diversos de seu COA e encontre a categoria de utilitários elétricos 8200. Se você separar utilitários em seu depósito daqueles para o escritório e aqueles para o showroom, você deve criar números de contas para cada uma dessas categorias para que sua conta de serviço de depósito seja 8220, o escritório 8230 e o showroom 8240.
Dicas
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O software de contabilidade, como o QuickBooks, eliminou muitas das tarefas básicas da contabilidade, como a configuração do Razão e do Plano de Contas, mas talvez você queira consultar seu contador para certificar-se de que está configurando seu COA adequadamente. A razão para o COA é organizar os vários tipos de receitas e despesas para fins fiscais.
Aviso
Não confunda o termo "conta" na contabilidade com a conta bancária. Na contabilidade, refere-se a um sistema ou organiza entradas em categorias para que possam ser facilmente segregadas para facilitar a preparação do imposto de final de ano.
