A contabilidade é importante para os negócios como uma maneira de documentar a atividade financeira e aprender com os números. Sua empresa precisa de contabilidade básica para relatar a renda nos formulários de impostos e acompanhar os fluxos que entram e saem de suas contas bancárias. Mas as informações contábeis também fornecem informações valiosas sobre as operações, mostrando tendências e oportunidades que podem ajudar a tornar sua empresa mais lucrativa. As agências de relatórios de impostos exigem que você mantenha livros em um nível mínimo que acompanhe a receita e a despesa. Mas, se você tiver a motivação e o interesse, poderá levar seus processos contábeis a um nível totalmente diferente e usá-los para criar uma empresa mais inteligente e financeiramente viável.
Tipos de necessidade de empresas de contabilidade
Acompanhando receitas e despesas: Sua empresa é obrigada a preencher formulários de impostos com base na receita bruta e no lucro líquido. Os impostos estaduais e locais são calculados como uma porcentagem da receita. Os impostos municipais, estaduais e federais são baseados no seu lucro líquido após a subtração das despesas dedutíveis da receita bruta. Para calcular esses valores corretamente, sua empresa deve rastrear e contabilizar os recibos brutos como base para os números de receita e somar todos os gastos como base para deduções de negócios. Ao reportar a receita bruta, você precisará dividir seus ganhos em categorias como atacado e varejo. Ao calcular o lucro líquido para impostos de renda, você precisará dividir as despesas em categorias também, como materiais, folha de pagamento, aluguel, serviços públicos e despesas de automóveis.
Contabilidade de folha de pagamento: Além de calcular quanto deve pagar a cada funcionário com base no salário ou nas horas trabalhadas, sua empresa também deve reter e pagar a Previdência Social, o Medicare e os impostos de renda devidos pelos funcionários, além das contribuições correspondentes do empregador para a Previdência Social e Medicare. Você também terá que pagar seguro desemprego e seguro industrial nos fundos do seu estado, com base em quanto seus funcionários trabalham e quanto ganham. Sua empresa precisará de um sistema de contabilidade de folha de pagamento abrangente e atualizado para acompanhar esses números e pagar todos os impostos sobre folha de pagamento e arquivar todos os relatórios de imposto sobre a folha de pagamento no vencimento.
Contabilidade de fluxo de caixa: Seu sistema de contabilidade também deve incluir ferramentas para rastrear a disponibilidade e a necessidade de dinheiro. Se você usar um sistema contábil baseado em dinheiro, seus valores semanais e mensais lhe darão uma boa ideia de quanto você está entrando e saindo. Se você usar o sistema de contabilidade de exercício, poderá registrar uma venda como receita antes de realmente ter sido paga por ela. Portanto, você precisa de outra maneira de monitorar a disponibilidade de dinheiro. Quer você use um sistema de caixa ou de provisão, seu fluxo de caixa também pode não se correlacionar diretamente com suas receitas e despesas reportadas se você estiver pagando empréstimos, ou se estiver depreciando equipamentos que você já comprou.
Planilhas de balanço: Um balanço é um instantâneo da sua imagem financeira em um determinado momento no tempo. Inclui informações sobre o que você possui e o que você deve. Sua lista de ativos incluirá dinheiro no banco, equipamento que você comprou menos o valor que ele depreciou e contas a receber ou somas que são devidas a você pelas vendas que você já fez. A lista de responsabilidades em seu balanço incluirá saldos devidos sobre empréstimos e cartões de crédito e dívidas de curto prazo acumuladas, como contas a pagar e contas pendentes de serviços públicos. Ao subtrair suas responsabilidades de seus ativos, seu balanço mostra o patrimônio líquido de sua empresa. Ao criar balanços ao longo do tempo, você pode ver como seus ganhos e despesas se esgotaram e criou riqueza ou dívida.Um balanço também mostra quanto de seu patrimônio líquido é líquido e quanto está vinculado a ativos que não fornecem dinheiro prontamente disponível.
Relatórios operacionais: Além dos relatórios contábeis que sua empresa precisa concluir por agências e credores fiscais, você pode criar relatórios personalizados que rastreiam tudo, desde o valor em dólar do produto que sua linha produz em uma hora até os valores de vendas de cada uma de suas vendas. pessoal. Esses números são críticos para a tomada de decisões estratégicas. Eles podem ajudá-lo a identificar quais aspectos do seu negócio geram mais lucro e são mais valiosos para o carinho. Eles também podem chamar sua atenção para dificuldades que podem ser corrigidas, como aspectos de produção que demoram demais e custam muito caro.
Como as empresas podem fazer contabilidade
Sua empresa pode fazer sua contabilidade internamente ou contratar um profissional externo para ajudar no processo. Muitas empresas usam um híbrido dessas duas abordagens, fazendo com que o pessoal interno complete algumas tarefas, como a contabilidade básica, e depois contrate um contador externo para completar os impostos anuais.
A contabilidade interna oferece o benefício de ter alguém que conhece seu negócio em profundidade, registrando seus ganhos e despesas. Um contador que esteja profundamente envolvido com sua empresa poderá identificar e categorizar itens em recibos, determinando se são materiais incluídos em seu custo de mercadorias vendidas ou suprimentos necessários para a organização de bastidores. No entanto, um contador interno pode não ter a experiência profissional que um estranho pode trazer à mistura. Esse conhecimento é útil para criar sistemas como sua configuração inicial de contabilidade e também para captar nuances, como despesas que não são legitimamente dedutíveis.
Um contador externo pode trazer experiência e perspectiva para os processos de contabilidade de sua empresa. Como profissional, este contador provavelmente viu os livros de várias empresas e pode mostrar como atualizar seus sistemas para que eles forneçam as informações de que você precisa e possam ser compreendidos por outros profissionais, como banqueiros e auditores fiscais. No entanto, um estranho pode não fazer um trabalho tão bom quanto um especialista em entender como o seu negócio funciona e quais informações você considera mais úteis. Por exemplo, seu contador provavelmente não entenderá os tipos de inventário que você carrega do ponto de vista de um expositor. No entanto, informações sobre como diferentes categorias de mercadorias estão se movimentando podem ser vitais para o ajuste fino de suas compras.
Tipos de software de contabilidade para empresas
Software de Contabilidade Online: Programas de contabilidade on-line oferecem a vantagem de sincronizar seu sistema contábil com suas contas bancárias. Essa abordagem facilita a inserção de transações simplesmente localizando-as nos seus feeds de banco e clicando nos botões certos. Esse recurso diminui a possibilidade de você perder uma despesa, como se estivesse começando com recibos em papel e perdesse um. Usando o software de contabilidade on-line também permite que você acesse seu programa de contabilidade de qualquer computador, em vez de ter que usar sua própria área de trabalho. No entanto, os programas de contabilidade on-line levam mais tempo do que as versões de desktop para processar cada transação, e desta vez se soma quando você está fazendo dezenas de entradas. Além disso, a prática de combinar recibos com feeds de banco pode ser lenta e complicada, e essa etapa é necessária se uma única compra incluir itens em várias categorias, como materiais e suprimentos. O QuickBooks é o software de contabilidade online mais popular e mais cotado. O Xero é altamente considerado para usuários de Mac e o Zoho funciona especialmente bem para empresas muito pequenas.
Software de contabilidade de área de trabalho: Embora os programas de contabilidade online estejam crescendo em popularidade, as versões desktop ainda oferecem vantagens para muitos usuários. Você pode comprar um programa de contabilidade de área de trabalho com uma compra única, enquanto os programas on-line cobram uma taxa mensal contínua. Quando você usa um programa de desktop, todas as suas informações estão prontamente disponíveis em seu próprio computador, em vez de estarem na nuvem, onde estão vulneráveis a problemas de segurança e a falhas generalizadas do sistema. Os sistemas de contabilidade de área de trabalho tendem a ser muito mais simples do que os sistemas baseados em nuvem, facilitando a localização e a identificação de erros e inconsistências. Por causa de sua relativa simplicidade, os sistemas desktop também são mais fáceis de se adaptar às necessidades individuais de sua empresa.
Sistemas de Contabilidade Personalizada e Manual
Você realmente não precisa de nenhum software de contabilidade, se o seu negócio é pequeno e suas necessidades são simples. Você pode criar planilhas com o Excel ou o Planilhas Google que ajudam a rastrear e adicionar as variáveis que você precisa conhecer, como despesas categorizadas e ganhos contínuos. Esses programas ajudarão você a manter e organizar suas informações da maneira que fizer sentido para seus negócios, e as planilhas domésticas tornam os sistemas de contabilidade perfeitamente legítimos, contanto que digam o que você precisa saber para pagar seus impostos e entender suas operações. Por exemplo, você pode configurar um sistema de folha de pagamento que registre as horas gastas em tarefas específicas, como produção. Depois, você pode usar esses números para calcular o valor médio em dólar de um produto fabricado por hora de produção e observar a maneira como esse número muda semana a semana.
Mas você nem precisa de um computador para fazer contabilidade de negócios. É perfeitamente legítimo manter livros manuscritos, como os donos de empresas fazem há séculos. As lojas de material de escritório vendem livros de contabilidade com colunas de tamanho apropriado e você pode usá-las para listar e categorizar as receitas e despesas. Com um sistema de contabilidade manual, você precisa somar todos os números manualmente, o que aumenta drasticamente a quantidade de tempo que você gasta na contabilidade. No entanto, os sistemas de contabilidade manual não são vulneráveis aos tipos de falhas no computador e riscos de dados perdidos que você encontra em sistemas computadorizados. É verdade que sua casa pode queimar e você pode perder seu livro, mas falhas de hardware são consideravelmente mais comuns do que incêndios domésticos.
Entrada única versus contabilidade de entrada dupla
Se o seu negócio é pequeno e relativamente simples, você também pode escolher entre a contabilidade de uma ou duas entradas. Um sistema de entrada única simplesmente rastreia o que você gastou e ganhou e registra essas somas. Se você usa um livro de registros manuscrito ou se criou suas próprias planilhas, provavelmente está usando a contabilização de entrada única. Um sistema de entrada dupla sincroniza suas informações contábeis com suas contas bancárias e outras informações relevantes para o seu balanço. Toda vez que você notar que sua empresa ganhou receita, você fará (ou seu software de contabilidade fará) uma entrada correspondente mostrando onde o dinheiro aparece em sua empresa, como em uma determinada conta bancária. Da mesma forma, toda vez que você paga por uma despesa, um sistema de entrada dupla mostra como sua empresa gastou o dinheiro. Não há exigência legal de manter um sistema de contabilidade de dupla entrada, mas se você mantiver livros de entrada única, deverá desenvolver uma maneira de comparar e reconciliar seu sistema contábil com seus ativos atuais.
Escolhendo o sistema de contabilidade correto
Não existe um sistema de contabilidade adequado para todos os negócios. Ao escolher como configurar os livros da sua empresa, considere que tipo de informação você mais precisa e quais recursos você está disposto a dedicar para obtê-la. Se você odeia trabalhar com números e eles mal fazem sentido para você, contrate um profissional externo, mas ainda assim tente aprender o máximo possível para entender os relatórios que recebe. Se você tiver tempo e interesse, faça o máximo de sua contabilidade possível. As informações que você compilar serão relevantes e significativas, e você obterá informações valiosas sobre como sua empresa pode ser mais bem-sucedida.
