Contadores costumam usar planilhas como um passo preliminar para preparar as demonstrações financeiras e consolidar uma grande quantidade de informações. A planilha é uma ferramenta para criar um balancete e um balancete ajustado. Ele usa todas as contas contidas nos registros contábeis da empresa, registra as entradas de ajuste e calcula os números finais a serem inseridos nas demonstrações financeiras. Criar uma planilha é uma etapa opcional e é mais frequentemente usada em sistemas contábeis manuais. Uma planilha pode ser usada como uma ferramenta de análise em um sistema de contabilidade informatizado ou manual.
Itens que você precisará
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Plano de contas
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Saldos em conta corrente
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Ajustando informações de entrada de diário
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Papel de 10 colunas
Preparando a planilha
Formate a planilha. Começando na primeira linha, na parte superior direita da página, liste cada uma das contas do plano de contas completo da empresa. A próxima coluna é considerada a primeira coluna da planilha. Etiquete a primeira e a segunda colunas como "Balancete". Etiquete as terceira e quarta colunas "Ajustes". Etiquete as quinta e sexta colunas "Balancete Ajustado". Rotular a sétima e oitava colunas "Demonstração de Resultados". Rotule a nona e décima coluna "Balanço".
Prepare as colunas do Balancete. Escreva o saldo atual de cada conta nas colunas intituladas Saldo de teste. Se a conta tiver um saldo devedor, escreva o saldo na coluna da esquerda. Se a conta tiver um saldo de crédito, escreva o saldo na coluna da direita. Adicione o total de débitos e créditos na parte inferior. Eles devem ser iguais. Adicione o total de débitos e créditos na parte inferior. Eles também devem ser iguais.
Prepare as colunas de ajustes. Escreva os valores de transação de entrada de ajuste nas colunas rotuladas Ajustes. Se o valor da transação for um débito, escreva o valor na coluna esquerda. Se o valor da transação foi um crédito, escreva o valor na coluna da direita. Adicione o total de débitos e créditos na parte inferior. Mais uma vez, eles devem ser iguais.
Prepare as colunas do Balancete Ajustado. Escreva o saldo ajustado nas colunas intituladas Saldo de avaliação ajustado. O saldo ajustado é calculado considerando o valor da coluna Saldo de avaliação e adicionando o ajuste nas colunas Ajustes. Um saldo devedor é aumentado por um ajuste de débito. Um saldo devedor é diminuído por um ajuste de crédito. Se um saldo devedor for reduzido para menos de zero, torna-se um crédito. A mesma filosofia se aplica aos saldos de crédito. Se o saldo ajustado for um saldo devedor, escreva o saldo na coluna da esquerda. Se o saldo ajustado for um saldo credor, escreva o saldo na coluna da direita. Adicione o total de débitos e créditos na parte inferior. Os totais devem ser iguais.
Prepare as colunas da demonstração de resultados. Contas de receita e despesa são as contas de demonstração de resultados. Os saldos dessas contas devem ser transferidos das colunas Saldo de avaliação ajustada. Se foi um saldo devedor, deve permanecer um saldo devedor. Adicione o total de débitos e créditos na parte inferior. As colunas não serão iguais. Essa diferença é a receita líquida e deve ser adicionada à coluna na parte inferior para tornar as duas colunas iguais.
Prepare as colunas do Balanço. Ativos, passivos e contas de patrimônio são as contas do balanço. Os saldos dessas contas devem ser transferidos das colunas Saldo de avaliação ajustada. Se foi um saldo devedor, deve permanecer um saldo devedor. Adicione o total de débitos e créditos na parte inferior. As colunas não serão iguais. Essa diferença corresponde à diferença das colunas da Demonstração de resultados e é o lucro líquido. Ele deve ser adicionado à coluna na parte inferior para tornar as duas colunas iguais.
Dicas
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Um programa de software de planilha eletrônica pode ser usado em vez do papel de 10 colunas. O uso de uma planilha pode reduzir o potencial de erros.
Aviso
É importante que as colunas se equilibrem em cada etapa. Se não o fizerem, a diferença será transferida para o restante da planilha.
